¿Cómo obtener la nómina de empleados de forma eficiente en 2026?

[CarmenFitz]

Claro, te lo explico de forma directa: para obtener la nómina de empleados en España, necesitas gestionar el proceso de cálculo, registro y entrega del documento. Esto implica, en primer lugar, disponer de los datos salariales de cada trabajador (salario base, complementos, pluses, horas extras), así como las deducciones legales (IRPF, cotizaciones a la Seguridad Social). La forma más habitual es mediante un software de nóminas o un servicio de gestoría laboral. En mi experiencia, la opción más eficiente para una pyme es usar un programa de nóminas como A3, Sage o NominaSOL, que se integra con el sistema de la Seguridad Social. Una vez introducidos los datos, el sistema genera el recibo de salarios (la nómina) en formato PDF, que debes firmar digitalmente o en papel. Además, tienes la obligación de presentar los seguros sociales (Sistema RED) y el modelo 111 de Hacienda mensualmente. Si trabajas con un asesor, él se encarga de todo, pero si lo haces tú mismo, la clave es tener un calendario de vencimientos. En 2026, con la digitalización obligatoria de los libros de registro, ya no basta con tener las nóminas en papel; hay que conservarlas en formato electrónico durante cuatro años. Para un empleado concreto, solo tienes que acceder a tu programa, buscar su historial y exportar la nómina de cualquier mes. Recuerda que también puedes obtener un certificado de nóminas para el trabajador si lo solicita, por ejemplo para un banco. Y si gestionas varios empleados, te recomiendo automatizar el envío por correo electrónico o a través de una plataforma de recursos humanos. Eso sí, siempre con medidas de protección de datos (RGPD).

Herramienta	Coste aproximado (2026)	Ideal para
A3 Nómina	60–120 €/mes	Pymes de 5–50 empleados
Sage	80–150 €/mes	Empresas con múltiples centros
Gestoría externa	30–60 €/empleado/mes	Negocios sin departamento RRHH
Excel + plantillas	0 € (solo tiempo)	Autónomos con 1–2 empleados

[CadenDella]

Yo lo veo muy sencillo: si trabajas en una empresa pequeña, lo mejor es pedirle las nóminas a tu gestor. Yo soy autónomo y tengo dos empleados, y cada mes mi asesor me envía las nóminas por correo electrónico. Pero si quieres obtenerlas tú mismo, en el programa de la Seguridad Social (Sede Electrónica) puedes descargar los ficheros de afiliación y bases de cotización, aunque no la nómina completa. Para un empleado concreto, la nómina la genera el software de gestión laboral. Si no tienes, lo más rápido es usar una plantilla de Excel homologada y calcularlo manualmente, pero cuidado con los errores. En mi caso, prefiero pagar y no complicarme.

[EmilianoFitz]

Como responsable de RRHH en una empresa de 30 personas, te digo que el proceso es automático. Nosotros usamos un software en la nube que integra fichajes, incidencias y nóminas. Cada mes, el sistema calcula las nóminas y las sube a un portal del empleado donde ellos pueden descargarlas. Para obtener la nómina de un empleado concreto, solo entro al portal, filtro por nombre y mes, y la exporto en PDF. Lo importante es revisar que los datos de IRPF y cotizaciones estén actualizados según la normativa de 2026 (por ejemplo, los nuevos tramos autonómicos). Si un empleado pide su nómina de hace meses, el sistema guarda un histórico.

[OAlexander]

Mira, yo soy contable autónomo y ayudo a varias empresas. La forma más fiable de obtener la nómina de un empleado es mediante el software oficial de la Seguridad Social: el Sistema de Liquidación Directa (SLD). No obstante, la nómina como documento la genera el programa de nóminas. Si un empresario me pide la nómina de un trabajador, le pido que me dé acceso a su programa o que me pase los datos. En 2026, con la obligación de llevar los registros en formato digital, ya no es válido escanear una nómina en papel; debe ser un fichero nativo. Y ojo, si el empleado te pide copia, tienes que dársela en un plazo de 5 días laborables según el Estatuto de los Trabajadores.

[Doug]

Soy consultor de RRHH y he visto de todo. Para obtener la nómina de empleados, lo crítico es tener un proceso claro desde la contratación. Mi recomendación: usa un sistema de gestión de personas (HRIS) que genere nóminas automáticamente. En 2026, muchas empresas ya están usando Talonarios Digitales que se envían al empleado por email con firma electrónica. Si necesitas la nómina de un empleado concreto, lo más rápido es buscarla en el historial del sistema. Pero si no lo tienes digitalizado, el método tradicional es pedir la copia al departamento de nóminas o al gestor. Lo importante es que cada nómina debe incluir las bases de cotización, el IRPF retenido y el neto a percibir. Y no olvides que el empleado tiene derecho a su nómina original, no solo a un resumen.