Back Office Assistant

Descripción

**DESCRIPCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO (DPT)** **1\. Identificación del Puesto** **Denominación:** Back Office Assistant **Departamento:** Administración / Operaciones Comerciales **Empresa:** Reasense Iberia **Ubicación:** España **Reporta a:** Dirección General o Responsable de Operaciones **Puestos relacionados:** Comercial, Atención al Cliente, Logística, Finanzas, Proveedores y Distribuidores **2\. Misión del Puesto** Garantizar la eficiencia y calidad de los procesos administrativos, comerciales y operativos de Reasense Iberia, proporcionando soporte al equipo comercial y asegurando la correcta gestión de pedidos, documentación, clientes y proveedores para contribuir al crecimiento y rentabilidad de la compañía. **3\. Funciones y Responsabilidades** **Soporte Comercial** * Dar soporte administrativo al equipo comercial. * Gestionar altas y actualizaciones de clientes en el CRM. * Elaborar ofertas comerciales y presupuestos. * Realizar seguimiento administrativo de oportunidades comerciales. * Preparar documentación para concursos, licitaciones o acuerdos comerciales. * Coordinar la comunicación entre clientes y equipo comercial. **Gestión de Pedidos** * Registrar y procesar pedidos de clientes. * Coordinar la preparación y expedición de pedidos con logística. * Realizar seguimiento de entregas. * Gestionar incidencias relativas a pedidos y transportes. * Mantener actualizada la información de pedidos en los sistemas de gestión. **Atención al Cliente** * Atender consultas administrativas de clientes y distribuidores. * Gestionar incidencias y reclamaciones derivadas de la actividad comercial. * Canalizar solicitudes técnicas hacia las áreas correspondientes. * Asegurar una respuesta ágil y profesional a clientes. **Administración y Documentación** * Mantener actualizados los archivos físicos y digitales. * Gestionar contratos, albaranes, facturas y documentación comercial. * Preparar informes periódicos de actividad comercial y operativa. * Apoyar los procesos de facturación y control documental. **Compras y Relación con Proveedores** * Gestionar pedidos de compra a proveedores. * Realizar seguimiento de plazos de suministro. * Actualizar tarifas, catálogos y fichas de producto. * Coordinar incidencias administrativas con fabricantes y proveedores. **Apoyo a Dirección** * Elaborar reportes e indicadores de actividad. * Coordinar agendas, reuniones y documentación de gestión. * Participar en proyectos de mejora de procesos internos. * Proponer acciones para aumentar la eficiencia administrativa y operativa. **4\. Tareas Principales** **Diarias** * Gestión de correos electrónicos. * Atención telefónica a clientes y distribuidores. * Introducción y seguimiento de pedidos. * Actualización de CRM y ERP. * Resolución de incidencias administrativas. **Semanales** * Seguimiento de pedidos pendientes. * Elaboración de informes de ventas y operaciones. * Revisión de documentación comercial. * Coordinación con logística y proveedores. **Mensuales** * Apoyo a facturación. * Actualización de bases de datos. * Elaboración de informes de gestión. * Seguimiento de KPI del área. **5\. Autoridad y Toma de Decisiones** Puede decidir sobre: * Priorización de tareas administrativas. * Seguimiento y resolución de incidencias operativas habituales. * Coordinación interna entre departamentos para garantizar el servicio al cliente. Debe escalar a su responsable: * Descuentos comerciales extraordinarios. * Conflictos relevantes con clientes o proveedores. * Incidencias que afecten significativamente a ventas o rentabilidad. **6\. Requisitos del Puesto** **Formación** * Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Comercio Internacional, Gestión Comercial o similar. * Valorable formación universitaria en ADE o áreas afines. **Experiencia** * Mínimo 2 años en posiciones de administración comercial, back office o customer service. * Valorable experiencia en sector sanitario, movilidad asistida o distribución B2B. **Conocimientos** * Microsoft 365 (especialmente Excel, Outlook y Teams). * CRM y ERP. * Gestión documental y administrativa. * Inglés profesional escrito (valorable). **7\. Competencias** **Técnicas** * Organización administrativa. * Gestión documental. * Atención al cliente. * Seguimiento de pedidos. * Elaboración de informes. **Personales** * Orientación al cliente. * Capacidad de organización y planificación. * Atención al detalle. * Proactividad. * Capacidad de resolución de problemas. * Trabajo en equipo. * Comunicación efectiva. **8\. Indicadores de Desempeño (KPI)** * Porcentaje de pedidos gestionados sin incidencias. * Tiempo medio de respuesta a clientes. * Nivel de satisfacción de clientes y distribuidores. * Número de incidencias resueltas dentro del plazo establecido. * Exactitud de la documentación administrativa. * Cumplimiento de plazos de gestión de pedidos. * Calidad y puntualidad de los reportes. **9\. Condiciones del Puesto** * Jornada: Completa. * Modalidad: Presencial o híbrida según política de la empresa. * Disponibilidad para dar soporte a clientes y distribuidores en horario laboral. * Uso habitual de herramientas informáticas y plataformas de gestión empresarial. **Perfil ideal para Reasense Iberia** Una persona altamente organizada, orientada al servicio y capaz de convertirse en el punto central de coordinación entre clientes, distribuidores, logística y dirección, contribuyendo a que la experiencia del cliente sea excelente y a que el equipo comercial pueda concentrarse en generar negocio. Beneficios: * Jornada intensiva en verano * Opción a contrato indefinido Experiencia: * Puesto similar: 2 años (Deseable) Idioma: * Inglés (Deseable) Ubicación del trabajo: Empleo presencial