Asistente Empresarial del CEO

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo proactivo que brinde apoyo integral al CEO, gestionando agendas, comunicaciones, proyectos y ofreciendo asistencia estratégica y administrativa. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de trabajar directamente con el CEO y la alta dirección 2. Entorno dinámico con oportunidades para el crecimiento profesional 3. Exposición a las operaciones comerciales y proyectos estratégicos en el mercado estadounidense **Apoyo y coordinación ejecutiva** * Gestionar las agendas diaria, semanal y mensual del CEO; organizar reuniones, llamadas y viajes de negocios. * Priorizar tareas, gestionar plazos y garantizar un uso eficiente del tiempo del CEO. * Anticipar las necesidades del CEO y preparar con antelación información, materiales o informes relevantes. * Filtrar y organizar las comunicaciones entrantes; redactar correspondencia e informes en inglés y ruso. * Mantener la confidencialidad y la profesionalidad en todos los aspectos de la función. **Apoyo empresarial y administrativo** * Preparar presentaciones, resúmenes e informes analíticos para la toma de decisiones. * Coordinar las comunicaciones internas y externas en nombre del CEO. * Apoyar los proyectos continuos de la empresa: supervisar su avance, recopilar datos y preparar actualizaciones. * Gestionar las interacciones con proveedores, contratistas y socios. * Mantener registros, documentación y archivos administrativos en orden. * Abrir y renovar licencias comerciales según sea necesario. * Coordinar con corredores de seguros para garantizar endosos, anexos y extensiones adecuadas de cobertura. * Emitir y hacer seguimiento de los Certificados de Seguro (COI) según los requisitos contractuales y de seguros. * Preparar y presentar solicitudes de licencias para contratistas en los estados donde la empresa planea operar. * Supervisar y coordinar los registros de vehículos, sus renovaciones y la cobertura de seguros para la flota corporativa. **Gestión de viajes y eventos** * Planificar y organizar viajes de negocios, incluidos vuelos, alojamiento, logística e itinerarios. * Coordinar la participación en reuniones comerciales, ferias y conferencias. * Gestionar los trámites de visado y otros documentos relacionados con los viajes internacionales. **Comunicación interna y coordinación corporativa** * Comunicarse con los informes directos del CEO y sus socios en su nombre. * Hacer seguimiento de los resultados de las reuniones y garantizar la finalización puntual de las tareas. * Apoyar al CEO en mantener una comunicación clara y positiva entre los distintos departamentos. **Apoyo estratégico y consultivo** * Realizar investigaciones de mercado, empresariales y sobre competidores cuando sea necesario. * Supervisar y resumir los datos de desempeño de la empresa y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para el CEO. * Actuar como asesor y puente de comunicación entre el CEO y las partes interesadas clave. * Ayudar a identificar mejoras de procesos y oportunidades de eficiencia. **Apoyo personal y de estilo de vida (alcance limitado)** * Apoyar la planificación personal y el equilibrio entre el trabajo y los asuntos privados cuando sea necesario. * Gestionar arreglos personales o recados seleccionados en nombre del CEO de forma profesional. **Requisitos** * **Formación universitaria** en Derecho/Negocios Internacionales/Relaciones Internacionales o áreas afines * Mínimo **2 años de experiencia** como Asistente Empresarial, Asistente Ejecutivo o función similar en un entorno empresarial dinámico. * Buen conocimiento de las operaciones empresariales, la comunicación corporativa y la coordinación de proyectos. * **Inglés fluido (nivel C1 o superior) y ruso** (hablado y escrito). * **Experiencia trabajando para una empresa estadounidense** con operaciones en Estados Unidos (será un gran valor añadido) * Excelentes habilidades de gestión del tiempo, priorización y organización. * Capacidad para tomar decisiones de forma independiente y mantener la confidencialidad. * Actitud profesional y excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. * Competencia en software de oficina y herramientas digitales (Google Workspace, MS Office, Zoom, asistentes de IA y otros). * Conocimientos básicos de finanzas, presupuestación e informes son un plus. **Cualidades personales** * Alta energía, gran motivación y actitud proactiva. * Atención al detalle y capacidad para anticipar necesidades antes de que surjan. * Mentalidad estratégica y analítica centrada en soluciones. * Flexibilidad, adaptabilidad y actitud serena bajo presión. * Ética, lealtad y compromiso con la confidencialidad y la profesionalidad. **Beneficios** * Horario laboral **de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. (hora estándar del este de Nueva York, EST)** (no flexible) * Trabajo completamente remoto (puedes ubicarte en cualquier parte del mundo) * Paquete retributivo competitivo (se discutirá con los candidatos seleccionados) * Oportunidad de trabajar directamente con el CEO y la alta dirección. * Exposición a las operaciones comerciales y proyectos estratégicos en el mercado estadounidense. * Entorno dinámico con oportunidades para el crecimiento profesional.