Coordinador/a de Recepción

Descripción

En TJX Europe, cada día ofrece nuevas oportunidades de crecimiento, exploración y logro. Formarás parte de nuestro dinámico equipo que valora la diversidad, fomenta la colaboración y prioriza tu desarrollo. Ya trabajes en nuestros centros de distribución, oficinas corporativas o tiendas minoristas —TK Maxx \& Homesense—, encontrarás abundantes oportunidades para aprender, prosperar y marcar una diferencia. Únete a nuestro equipo de TJX: una empresa incluida en la lista Fortune 100 y el principal minorista europeo de productos con descuento. **Descripción del puesto:** El Coordinador/a de Recepción garantiza un sólido y fiable apoyo administrativo para todas las tareas relacionadas con la zona de recepción en la oficina de TJX Europe en Madrid, ofreciendo un apoyo administrativo especializado y coordinando las operaciones. La estructura del equipo WPS está diseñada para compartir buenas prácticas y trabajar de forma colaborativa como un único equipo, brindando un apoyo fiable y consistentemente elevado al negocio. Él/Ella/Ellos deben ser capaces de realizar múltiples tareas simultáneamente, poseer una excelente atención al detalle, ser autodidactas y, al mismo tiempo, poder trabajar transfronterizamente y cubrir tareas de otros Coordinadores/as de Recepción en R1 y R2 cuando sea necesario. Se exige dominio fluido del inglés, actitud amable y excelentes modales telefónicos. **Administración de Recepción** * Gestionar las operaciones de oficina de forma profesional y acogedora * Gestionar eficientemente las instalaciones postales entrantes y salientes para la empresa, incluidos los servicios de mensajería, entregas especiales y requisitos internacionales * Organizar reuniones y catering bajo solicitud * Gestionar servicios bajo solicitud, tales como reservas de taxis, entregas de flores, etc. * Garantizar un flujo fluido de información entre los distintos departamentos * Pedir material de oficina y suministros pertinentes, incluida la gestión de inventario * Realizar tareas administrativas para las operaciones funcionales que apoyen la eficacia y eficiencia organizacional * Identificar oportunidades para mejorar continuamente los procesos y procedimientos * Asistir en la investigación de nuevas iniciativas para el entorno laboral * Apoyar el desarrollo de la visión y estrategia de WPS * Establecer relaciones estrechas con los colegas y el equipo local * Contacto principal para socios de servicios, proveedores y contratistas * Ejecutar tareas individuales que forman esencialmente parte del propósito principal del puesto **Presupuesto \& Órdenes de compra** * Dar de alta nuevos proveedores y entradas en el catálogo en Oracle * Crear órdenes de compra (PO) y órdenes de compra de capital (Capex PO) en Oracle, aprobarlas y supervisar los pagos * Seguimiento funcional del presupuesto: supervisar el presupuesto y los gastos relativos a los artículos WPS y ayudar al equipo directivo a elaborar y mantener los presupuestos WPS para cada ejercicio fiscal (FY) **Salud \& Seguridad** * Garantizar que las políticas de salud y seguridad estén actualizadas y que la oficina sea un lugar seguro para trabajar * Colaborar con el equipo de Salud y Seguridad (H\&S) en todos los temas relacionados con la seguridad y apoyar la actualización de las medidas correspondientes **Servicios de oficina** * Apoyar a otros departamentos corporativos, como FM, TI o Proyectos, en tareas administrativas generales, por ejemplo: pedidos/movimientos de mobiliario, soporte técnico para incidencias de TI y pequeños proyectos WPS * Primer contacto para proveedores de servicios externos y propietario/Gestor del Centro Spaces, con capacidad para derivar solicitudes a los departamentos internos correspondientes o al supervisor WPS para su escalado * Apoyar a INT Comms o Bienestar en la organización de eventos para la oficina, como Summerfest/Winterfest, etc. * Estrecha colaboración con el Embajador/a Cultural en España **Seguridad de oficina** * Apoyar la incorporación de nuevos empleados para todas las funciones con sede en Madrid * Informar sobre cualquier incidencia de seguridad al supervisor WPS * Gestionar eficientemente el control de visitantes **Mejora continua** * Apoyar al departamento WPS cuando exista un impacto en la eficiencia operativa transfronteriza europea **HABILIDADES / EXPERIENCIA / FORMACIÓN** **Conocimientos, habilidades y atributos:** * Dominio fluido del español e inglés; se valorará un tercer idioma * Capacidad para construir excelentes relaciones laborales con el equipo y los colaboradores * Excelentes habilidades de oficina, conocimientos de software Microsoft Office (Excel, PowerPoint, etc.) y capacidad para aprender nuevos programas * Excelente comunicador/a tanto por escrito como oralmente * Confianza en sí mismo/a y fuerte ética laboral * Capacidad para trabajar en un entorno dinámico y acelerado * Orientación al rendimiento, con capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos * Compartir información relevante de forma oportuna con el jefe inmediato **Capacidad demostrable de:** * Ser proactivo/a y altamente motivado/a, con actitud positiva y orientada a la acción * Tener un estilo de trabajo altamente organizado y eficiente, mostrando iniciativa propia * Tomar decisiones rápidas y establecer prioridades manteniendo flexibilidad * Mentalidad práctica y orientada a la acción Aunque estamos muy orgullosos de nuestros logros pasados, es nuestro futuro lo que más nos entusiasma. Nos esforzamos por ofrecer oportunidades de crecimiento, reconocimiento y un paquete salarial y de beneficios competitivo. Comparte nuestra determinación de pensar con mayor audacia y ambición, y forma parte de nuestro futuro. Evaluamos a todos los candidatos sin tener en cuenta su edad, discapacidad, género, reasignación de género, estado civil o uniones civiles, embarazo y maternidad, raza, religión o creencias y/u orientación sexual.**Dirección:** Calle Pinar 7**Ubicación:** Oficina Central EUR Madrid ES