Finance Coordinator

Descripción

**Descripción de la empresa** **Fairmont La Hacienda** ofrece a sus huéspedes uno de los resorts más exclusivos del sur de España. Ubicado en la costa de **San Roque**, en un enclave único y privilegiado cerca de **Sotogrande**, cuenta con un lujoso hotel de **5 estrellas** y residencias de marca, que destacan por sus impresionantes vistas al mar. Los huéspedes de Fairmont La Hacienda podrán disfrutar de una experiencia de lujo excepcional con acceso a piscinas, spa, instalaciones de fitness, un gran salón de eventos y espacios versátiles para reuniones y celebraciones. Rodeado por dos de los campos de golf más prestigiosos del sur de Europa, el hotel ofrece un refugio exclusivo para aficionados al golf, amantes de la playa y viajeros que buscan una experiencia distinguida. Acerca de Fairmont Hotels \& Resorts Únase a un equipo dinámico y forme parte de una red de **90 propiedades espectaculares**, con **34 más en desarrollo**, distribuidas en **30 países de todo el mundo**: desde las playas de Hawái y los parques naturales vírgenes de Canadá, hasta el corazón de Londres y los desiertos de los Emiratos Árabes Unidos. Aproveche la oportunidad de convertirse en un **Heartist®** y deje que su corazón le guíe en un mundo donde la vida late con más intensidad. **Descripción del empleo** **Funciones principales** * Proporcionar en todo momento un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible, siguiendo los estándares de desempeño y las políticas y procedimientos de Sofitel. * Poseer un conocimiento completo y la capacidad necesaria para supervisar, corregir y demostrar todas las funciones y tareas requeridas para el puesto. * Mostrar total flexibilidad y capacidad de adaptación para rotar entre los distintos departamentos del hotel según las necesidades. * Conocer en profundidad todos los servicios e instalaciones que ofrece el hotel. * Redactar documentos, tomar dictados y actas de reuniones, preparar cartas, archivar documentación y realizar el seguimiento de la correspondencia. * Ser responsable de la redacción, archivo y custodia de toda la información privada y confidencial relacionada con el departamento. * Distribuir de forma precisa y oportuna todos los correos, memorandos y comunicaciones internas recibidas. * Implementar y mantener un sistema de archivo eficiente y organizado, tanto físico como electrónico, que facilite la rápida localización de documentos. * Garantizar que todos los archivos permanezcan actualizados en todo momento. * Dominar los programas informáticos utilizados por el Departamento de Contabilidad y Finanzas. * Atender con cortesía todas las llamadas telefónicas y consultas recibidas. * Mantener el puesto de trabajo limpio y organizado en todo momento, realizando las tareas de limpieza departamental asignadas. * Establecer una red de comunicación eficaz dentro del departamento y con el resto de departamentos del hotel. * Realizar cada seis meses una revisión y depuración de los archivos, eliminando documentación obsoleta cuando corresponda. * Asegurarse de que toda la correspondencia saliente se prepare en papel oficial del hotel y que se archive una copia en los expedientes correspondientes. * Organizar y priorizar toda la correspondencia entrante y saliente según su nivel de urgencia, de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel. Gestionar la correspondencia estándar asignada por el Director de Finanzas. * Coordinar citas, entrevistas y reuniones. * Preparar toda la documentación y material necesario para las reuniones a las que asista el Director de Finanzas, incluyendo reuniones operativas diarias, comités ejecutivos, reuniones departamentales y reuniones extraordinarias. * Ayudar al Director de Finanzas en la preparación y presentación de los informes requeridos. * Coordinar viajes, billetes de avión, visados y reservas de hotel para desplazamientos aprobados del personal, en ausencia del Asistente Personal del Director General y siguiendo las políticas y procedimientos establecidos. * Gestionar las solicitudes de compra del Departamento de Contabilidad y Finanzas para su aprobación por parte del Director de Finanzas, así como realizar su seguimiento hasta su ejecución. * Archivar las reclamaciones de seguros médicos de los empleados, controlar los pagos pendientes y conciliar saldos con el departamento contable. * Registrar todos los cheques recibidos por correo. * Comprender plenamente y respetar los requisitos de confidencialidad inherentes al puesto. * Asistir a reuniones y redactar las actas cuando sea necesario. * Mantener buenas relaciones laborales con compañeros y con el resto de departamentos. * Colaborar en la mejora de la productividad y la motivación del equipo, manteniendo la disciplina de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel y la legislación vigente. * Apoyar las tareas administrativas de la Dirección General u otros departamentos cuando sea necesario. * Colaborar ocasionalmente con el Business Centre del hotel. * Realizar cualquier otra función razonable asignada por el Director de Finanzas. **Otras funciones** * Presentarse puntualmente al trabajo con el uniforme reglamentario y la acreditación identificativa correspondiente. * Mantener un alto nivel de higiene personal y una imagen profesional acorde con los estándares del hotel y del departamento. * Ofrecer un servicio amable, cortés y profesional en todo momento. * Mantener relaciones de trabajo positivas con compañeros y demás departamentos. * Leer y comprender el Manual del Embajador del hotel y cumplir las normas internas, especialmente las relacionadas con prevención de incendios, higiene, salud y seguridad. * Cumplir con toda la legislación local aplicable. * Adaptarse a los cambios que puedan producirse en el departamento según las necesidades operativas del hotel. * Mostrar flexibilidad para asumir otras tareas y responsabilidades razonables dentro de sus competencias, incluyendo la reasignación temporal a otros departamentos o áreas cuando sea necesario para atender las necesidades del negocio y de los huéspedes. * Participar en formaciones y reuniones siempre que sea requerido. **Información adicional** **Nuestros Valores** **Respeto** Valoramos las necesidades, las ideas y la individualidad de los demás. Tratamos a todas las personas con equidad, consideración y dignidad. **Sentido de Pertenencia** Celebramos nuestras diferencias. Nos apoyamos mutuamente y trabajamos siempre unidos como un solo equipo. **Integridad** Construimos relaciones de confianza a través del respeto mutuo, la honestidad y la autenticidad. **Empoderamiento** Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa y anticiparnos para crear momentos y experiencias inolvidables. **Excelencia** Creamos conexiones auténticas y valoramos cada oportunidad de hacer que quienes nos rodean se sientan especiales. **Diversidad e Inclusión** Comprometidos con la creación de un entorno inclusivo donde el talento diverso pueda prosperar, damos la bienvenida a candidatos de todos los orígenes, experiencias y perspectivas para que se unan a nuestro equipo.