Responsable de Oficina

Descripción

El Grupo Apex se fundó en Bermudas en 2003 y actualmente es uno de los mayores proveedores mundiales de servicios de administración de fondos y soluciones de oficina intermedia. Nuestro negocio es único por su capacidad para operar a escala global, prestar servicios a nivel local y ofrecer soluciones transjurisdiccionales. Con nuestros clientes en el centro de todo lo que hacemos, nuestro equipo trabajador ha logrado con éxito un crecimiento y una transformación sin precedentes, y actualmente contamos con más de aproximadamente 13 000 empleados distribuidos en 112 oficinas de todo el mundo. Tu carrera profesional con nosotros debe reflejar tu energía y tu pasión. Por eso, en el Grupo Apex, haremos mucho más que simplemente «potenciarte». Trabajaremos para potenciar al máximo tus habilidades y experiencia únicas. Toma la iniciativa y te brindaremos el apoyo necesario para que des lo mejor de ti. Además, te ofrecemos la libertad de ser un agente positivo de cambio y convertir grandes ideas en realidades audaces que transformen la industria. Para nuestro negocio, para nuestros clientes y para ti **Descripción del puesto** Este puesto combina la gestión de oficina, la recepción, la coordinación de instalaciones, el apoyo a los empleados, las actividades de incorporación, la gestión de proveedores y la coordinación local en materia de salud y seguridad. El candidato seleccionado desempeñará un papel clave para crear un entorno de oficina profesional, acogedor y bien gestionado, garantizando al mismo tiempo el mantenimiento de los estándares operativos en todas las funciones del lugar de trabajo. El candidato ideal mantiene la calma bajo presión, posee inteligencia emocional y es capaz de establecer relaciones positivas en toda la organización. Comunicará con claridad y seguridad, resolverá los problemas con profesionalidad y empatía, y demostrará resiliencia al gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico y acelerado. Son fundamentales unas sólidas habilidades de resolución de conflictos, combinadas con la capacidad de mantener la compostura y centrarse en las soluciones. **Principales responsabilidades** **Recepción y gestión de la oficina principal** * Como tu principal área de responsabilidad, te encargarás de las tareas relacionadas con la recepción, tales como el apoyo a la gestión de la oficina, la asistencia telefónica, los servicios de mensajería, la ayuda en reuniones y eventos empresariales, así como actuar como contacto principal de la recepción de la oficina. * Comunicarte con clientes, empresas de mantenimiento, propietarios del edificio, servicios de limpieza, proveedores y empleados. * Organización de la oficina: salas de reuniones, almacén, cocina, mobiliario, material de oficina. * Gestión de diversos trámites ante notarios, el Registro Mercantil y la Apostilla. * Mantener y fomentar un buen ambiente en la oficina y promover un uso adecuado de las instalaciones. * Participar en otros aspectos de la oficina y brindar apoyo a todos los departamentos. **Gestión de oficina y coordinación de instalaciones** * Coordinar las operaciones diarias de la oficina de Valencia. * Gestionar el material de oficina, los consumibles, el mobiliario y el equipamiento general de oficina. * Coordinar con la dirección del edificio, los proveedores de mantenimiento, los contratistas de limpieza y otros prestadores de servicios. * Coordinar reparaciones, solicitudes de mantenimiento y mejoras en el lugar de trabajo. * Supervisar el funcionamiento de la oficina e identificar proactivamente problemas operativos o relacionados con las instalaciones. * Fomentar un entorno de oficina positivo y animar al uso responsable de las instalaciones. * Apoyar la planificación del espacio de trabajo y los requisitos de configuración de la oficina. * Apoyar las compras y la coordinación de proveedores relacionadas con la oficina. **Apoyo y coordinación a los empleados** * Actuar como contacto clave de apoyo para los empleados de la oficina de Valencia. * Apoyar a los equipos más amplios de Valencia en la coordinación diaria de la oficina. * Dar la bienvenida a los nuevos empleados e introducirlos a sus compañeros y a los procedimientos de la oficina. * Brindar apoyo práctico relacionado con la oficina a empleados y visitantes. * Mantener excelentes relaciones de trabajo con las partes interesadas internas y los proveedores externos. **Incorporación y baja de empleados** * Coordinar las actividades de incorporación y baja de empleados. * Organizar la preparación, la entrega y la devolución de equipos informáticos y activos de oficina. * Coordinar las tarjetas de acceso, el acceso a la oficina y la documentación relacionada. * Mantener y registrar los recibos y devoluciones de equipos. * Impartir sesiones introductorias sobre la oficina durante la primera semana de los empleados. * Proporcionar información sobre los procedimientos de oficina, las prácticas laborales, los beneficios para los empleados y los contactos clave. * Asegurar que los nuevos empleados sean incluidos en los canales de comunicación pertinentes y en las listas de distribución de la oficina. * Actuar como compañero de apoyo y punto de contacto clave para los nuevos empleados. **Salud y seguridad (S\&S / PRL)** * Actuar como contacto local en temas de salud y seguridad dentro de la oficina de Valencia. * Coordinar con proveedores externos de salud y seguridad / PRL. * Apoyar las visitas preventivas al lugar de trabajo, la formación obligatoria y la coordinación de reconocimientos médicos. * Mantenerse informado sobre las obligaciones del empleador en materia de seguridad en el lugar de trabajo y los requisitos de PRL. * Apoyar la implementación y el mantenimiento de los estándares y los requisitos de cumplimiento en materia de seguridad en el lugar de trabajo. **Apoyo normativo y de cumplimiento** * Apoyar las obligaciones normativas y de cumplimiento locales aplicables a la oficina. * Asistir en la elaboración de planes de igualdad y en la aplicación de medidas alternativas reglamentarias relacionadas con la discapacidad, cuando corresponda. * Coordinar los requisitos locales de seguros de oficina, cuando así lo exijan los acuerdos aplicables o la legislación. * Apoyar la documentación y los trámites administrativos ante notarios, el Registro Mercantil y los procesos de Apostilla. * Asistir en la coordinación de certificados A1 y autorizaciones locales para visitantes empresariales, cuando sea necesario. **Competencias y experiencia requeridas** * Experiencia previa en gestión de oficinas, coordinación de instalaciones, administración, apoyo de recursos humanos, recepción o un puesto operativo similar. * Será valorada la experiencia en atención al cliente, compras o coordinación de oficinas. * Dominio fluido del inglés, tanto escrito como hablado. * Competencia nativa o casi nativa en español. * Excelentes habilidades organizativas y para realizar múltiples tareas simultáneamente. * Actitud profesional, cercana y orientada al servicio. * Buenas habilidades comunicativas e interpersonales. * Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente con equipos más amplios. * Alto nivel de discreción, profesionalidad y confidencialidad. * Gran atención al detalle y capacidad para priorizar eficazmente. * Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente. * Mentalidad proactiva, capaz de identificar problemas y liderar su resolución. * Ética laboral sólida y actitud positiva y dispuesta a actuar. * Será valorada la experiencia previa en coordinación de salud y seguridad / PRL. * Experiencia en la gestión de presupuestos de oficina, adquisiciones y procesamiento de facturas. * Conocimientos avanzados de Microsoft Office 365, especialmente Outlook, Excel (nivel intermedio), Word y Teams. * Experiencia en la coordinación del mantenimiento de oficinas, la planificación de espacios y los servicios del lugar de trabajo. * Capacidad para elaborar informes, gestionar registros y mantener una documentación precisa. **Horario laboral** * 40 horas semanales * De lunes a viernes * De 08:30 a 17:30, con una hora de pausa para comer **Qué obtendrás a cambio** * Una oportunidad verdaderamente única de formar parte de una empresa global en expansión. * Exposición a un entorno laboral multinacional y dinámico. * Oportunidad de crecer profesionalmente dentro de un equipo dinámico y colaborativo. * Formar parte de una función de apoyo en el lugar de trabajo experimentada y en constante crecimiento. * Oportunidad de contribuir al desarrollo de un entorno de oficina profesional y centrado en las personas. * Exposición competitiva a operaciones internacionales y colaboración interfuncional. En el Grupo Apex, estamos comprometidos con la creación de un entorno laboral diverso e inclusivo. En España, esto incluye nuestra obligación según la Ley General de Discapacidad (LGD) de garantizar la representación de personas con discapacidad dentro de nuestros equipos. Si tienes una discapacidad reconocida (≥ 33 %), te animamos a presentar tu candidatura y te proporcionaremos ajustes razonables durante todo el proceso de selección. Aviso legal: No se aceptarán currículums no solicitados enviados a Apex (Equipo de Adquisición de Talento o gestores de contratación) por parte de agencias de reclutamiento para este puesto. Apex opera con un modelo de captación directa y, cuando se requiere la colaboración de una agencia, el Equipo de Adquisición de Talento se pondrá en contacto directamente con nuestros socios exclusivos de reclutamiento.