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Resumen: El Responsable de Oficina garantizará el funcionamiento fluido del día a día de la oficina de Valencia, actuando como principal punto de contacto y supervisando las operaciones, las instalaciones y el apoyo a los empleados. Aspectos destacados: 1. Gestionar la recepción, las operaciones de oficina y las instalaciones 2. Brindar apoyo a los empleados y coordinar los procesos de incorporación y salida 3. Garantizar el cumplimiento normativo y mantener un entorno laboral positivo The Apex Group se fundó en Bermudas en 2003 y actualmente es uno de los mayores proveedores mundiales de servicios de administración de fondos y soluciones para oficinas intermedias. Nuestro negocio es único por su capacidad de alcanzar mercados globales, prestar servicios localmente y ofrecer servicios transjurisdiccionales. Con nuestros clientes en el centro de todo lo que hacemos, nuestro equipo trabajador ha logrado con éxito una trayectoria de crecimiento y transformación sin precedentes, y actualmente contamos con más de aproximadamente 13.000 empleados distribuidos en 112 oficinas en todo el mundo. Tu carrera con nosotros debe reflejar tu energía y pasión. Es por ello que, en Apex Group, haremos mucho más que simplemente «empoderarte». Trabajaremos para potenciar al máximo tus habilidades y experiencia únicas. Toma la iniciativa y te brindaremos el apoyo necesario para que des lo mejor de ti. Además, te ofrecemos la libertad de ser un agente disruptor positivo y convertir grandes ideas en realidades audaces que transformen toda la industria. Para nuestro negocio, para nuestros clientes y para ti **Puesto**: Responsable de Oficina **Ubicación**: Valencia **Tipo de empleo**: Jornada completa \- Indefinido **Resumen del puesto:** Como Responsable de Oficina, garantizarás el funcionamiento fluido del día a día de la oficina de Valencia, actuando como principal punto de contacto para empleados, clientes y socios externos. Supervisarás la recepción, las operaciones y las instalaciones de la oficina, brindarás apoyo a empleados y visitantes, coordinarás los procesos de incorporación y salida, y colaborarás estrechamente con proveedores y la gestión del edificio. Asimismo, desempeñarás un papel clave para mantener un entorno laboral positivo, además de apoyar la Salud y Seguridad y garantizar el cumplimiento de los requisitos administrativos y reglamentarios locales. **Principales responsabilidades:** * **Gestión de la recepción y la oficina principal** * Actuar como principal punto de contacto de la oficina, gestionando la recepción, las llamadas telefónicas, los visitantes, los mensajeros, las reuniones y los eventos. * Supervisar la organización diaria de la oficina, incluidas las salas de reuniones, la cocina, el almacén y los suministros. * Coordinar con clientes, empleados y proveedores externos para garantizar el funcionamiento fluido de la oficina. * **Gestión de oficina e instalaciones** * Gestionar las operaciones diarias de la oficina de Valencia, asegurando un lugar de trabajo bien organizado y funcional. * Coordinar con la gestión del edificio y los proveedores de servicios (mantenimiento, limpieza, suministradores). * Coordinar el mantenimiento, las reparaciones y las mejoras del espacio de trabajo. * Supervisar las necesidades de la oficina, gestionar los suministros y apoyar las actividades de adquisición. * **Apoyo a los empleados y coordinación de la oficina** * Brindar apoyo continuo a los empleados y actuar como contacto clave de la oficina. * Asistir a los equipos con la coordinación diaria y sus necesidades administrativas. También dar la bienvenida a los visitantes y garantizar una experiencia profesional en la oficina. * **Incorporación y salida** * Coordinar los procesos de incorporación y salida, incluidos los equipos informáticos, los accesos y la documentación. * Impartir inducciones en la oficina y garantizar que los nuevos empleados se integren adecuadamente en los equipos y los sistemas. * Supervisar y gestionar los activos de la oficina y los registros de acceso. * **Salud y Seguridad** * Actuar como contacto local en asuntos relacionados con la Salud y Seguridad (PRL \- Prevención de Riesgos Laborales). * Coordinar con proveedores externos para la formación, los reconocimientos médicos y las actividades de cumplimiento, además de apoyar la implementación y el mantenimiento de los estándares de seguridad en el lugar de trabajo. * **Cumplimiento normativo y administración** * Apoyar los requisitos legales y normativos, incluida la documentación ante notarios, el Registro Mercantil y los trámites de apostilla. * Asistir con los seguros locales, los planes de igualdad y las obligaciones reglamentarias. * Coordinar la documentación para visitantes empresariales (p. ej., certificados A1, autorizaciones locales). **Competencias requeridas:** * Experiencia previa en gestión de oficinas, coordinación de instalaciones, administración, apoyo en recursos humanos, recepción o un puesto similar de apoyo operativo. * Sería una ventaja contar con experiencia en atención al cliente, compras o coordinación de oficinas. * Dominio fluido del inglés y del español. * Excelentes habilidades organizativas y para realizar múltiples tareas simultáneamente. * Actitud profesional, cercana y orientada al servicio. * Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales. * Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente con equipos más amplios. * Alto nivel de discreción, profesionalidad y confidencialidad. * Gran atención al detalle y capacidad para priorizar eficazmente. * Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples tareas simultáneamente. * Mentalidad proactiva, capaz de identificar problemas y liderar soluciones. * Fuerte ética laboral y actitud positiva y resolutiva. * Se considerará una ventaja haber tenido experiencia previa en coordinación de Salud y Seguridad / PRL. **Lo que obtendrás a cambio:** * Seguro médico privado. * 27 días de vacaciones laborables \+ festivos * Oportunidades de desarrollo profesional. * Programas de Desarrollo Profesional Continuo (CPD) y Orientación Académica * Entorno laboral positivo y acogedor. * Oportunidad de trabajar con un equipo diverso, ágil y global. * Exposición a todos los aspectos del negocio y a servicios transjurisdiccionales. * Una oportunidad genuinamente única de formar parte de una gran empresa global en expansión \+ más En Apex Group, estamos comprometidos con la creación de un entorno laboral diverso e inclusivo. En España, esto incluye nuestra obligación según la LGD de garantizar la representación de personas con discapacidad dentro de nuestros equipos. Si tienes una discapacidad reconocida (≥ 33 %), damos la bienvenida a tu candidatura y proporcionaremos ajustes razonables durante todo el proceso de selección. Aviso legal: No se aceptarán currículums no solicitados enviados a Apex (Equipo de Adquisición de Talento o Gestores de Contratación) por parte de agencias de reclutamiento para este puesto. Apex opera con un modelo de captación directa y, cuando se requiere asistencia de una agencia, el Equipo de Adquisición de Talento se pondrá en contacto directamente con nuestros socios exclusivos de reclutamiento.
