Apoyo Gestión Operaciones Internacionales de Programas de Training – Sector Naval

Descripción

Resumen del Puesto: Coordinación integral de viajes, eventos y servicios portuarios, además de soporte a expatriados y seguimiento operativo con control económico. Puntos Destacados: 1. Gestión integral de viajes y eventos nacionales e internacionales. 2. Coordinación de servicios portuarios y gestión de víveres. 3. Soporte a personal expatriado y seguimiento operativo detallado. **Job Requirements** El conjunto de actividades a desarrollar son las siguientes: * **GESTIÓN DE EVENTOS Y MOVILIDAD** o Gestión y coordinación integral de viajes nacionales e internacionales, incluyendo la tramitación de peticiones y solicitudes de gasto en herramientas corporativas (SAP CONCUR u otras). o Coordinación con agencias de viaje para la reserva y emisión de transportes y alojamientos. o Organización integral de eventos vinculados a programas de formación, visitas institucionales y misiones internacionales. o Planificación, gestión y seguimiento de los servicios de transporte asociados a las operaciones, incluyendo: * Transporte colectivo (líneas regulares y discrecionales). * Transfers (aeropuertos, estaciones, hoteles). * Transporte interno en instalaciones, incluida base naval durante pruebas de mar. * Vehículos VIP, vehículos de alquiler y renting, y servicios de taxi. * Coordinación con las oficinas de transporte de los distintos centros de trabajo y con los proveedores implicados. * **GESTIÓN DE SERVICIOS PORTUARIOS Y GESTIÓN DE VÍVERES** o Coordinación, planificación y seguimiento de los servicios portuarios necesarios para el desarrollo de las operaciones, en colaboración con proveedores y organismos competentes. o Gestión integral del suministro de víveres, incluyendo previsión de necesidades, tramitación de pedidos, coordinación de entregas y control de calidad y adecuación a los requerimientos del cliente. o Interlocución con proveedores para garantizar la disponibilidad y correcta prestación de los servicios. **SERVICIOS A EXPATRIADOS Y SERVICIOS ASOCIADOS** o Asesoramiento y apoyo en trámites administrativos, médicos y de otra índole para personal expatriado y sus familias. o Acompañamiento en gestiones relevantes, incluyendo interpretación simultánea cuando sea necesario. o Prestación de servicios de traducción e interpretación en inglés y francés, tanto oral como escrita. o Elaboración, organización y ejecución del Plan de Acogida. o Desarrollo de manuales de bienvenida y documentación informativa. o Gestión de actividades de soporte complementarias, incluyendo la gestión y seguimiento de la liquidación de multas de vehículos de la flota. o Cualquier otra actuación de apoyo necesaria para facilitar la integración y operativa del personal. * **SEGUIMIENTO OPERATIVO, CONTROL Y COORDINACIÓN** o Elaboración, análisis y seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) de los servicios gestionados, especialmente en materia de transporte y viajes. o Seguimiento y control económico de los contratos y servicios, incluyendo estimaciones de costes, planificación de facturación y control presupuestario. o Gestión documental asociada a las operaciones (visados, informes, actas de reunión, memoranda y otros documentos). o Actuación como enlace de comunicación entre la empresa contratante, proveedores y fuerzas armadas nacionales e internacionales. o Coordinación interdepartamental y participación en reuniones de seguimiento y negociación con el cliente. o Desarrollo, implantación y actualización de procedimientos operativos. o Gestión de incidencias, así como propuesta y seguimiento de acciones correctoras y de mejora continua. o Realización de tareas administrativas generales, incluyendo gestión de bases de datos, archivo, digitalización y registro documental PRINCIPAL RESPONSIBILITIES / ACCOUNTABILITIES * Capacidad de trabajo autónomo y en equipo. **Work Experience** * Relaciones Internacionales, Marketing, Tursimo, Organización de Eventos (Grado Medio o Superior) * Experiencia en gestión y coordinación de eventos nacionales e internacionales. (Mínimo 2 años) * Experiencia en entornos internacionales clientes/proveedores. (Mínimo 2 años) * Inglés y francés (Nivel mínimo B2\) * Habilidades comunicativas y atención al cliente