Asistente Ejecutivo o de Equipo

Descripción

**Resumen del puesto** Buscamos un **Asistente Ejecutivo o de Equipo** (m/f/d) muy organizado, proactivo y orientado al detalle para apoyar a nuestros socios y directores gerentes en múltiples ubicaciones de Europa y más allá. Se trata de un puesto especializado de apoyo ejecutivo en el que la excelencia en organización, discreción y anticipación de necesidades resulta esencial. Como miembro de nuestro colaborativo equipo de asistentes, garantizarás el funcionamiento perfecto del día a día gestionando calendarios complejos, coordinando viajes internacionales y brindando un apoyo administrativo excepcional en un entorno dinámico. **Principales responsabilidades** * Gestionar calendarios ejecutivos complejos en múltiples zonas horarias, identificando y resolviendo proactivamente conflictos de programación * Filtrar y priorizar correos electrónicos, llamadas y otras comunicaciones, y redactar correspondencia rutinaria, como confirmaciones de reuniones y solicitudes de programación * Coordinar viajes internacionales, incluidos vuelos, alojamiento, transporte terrestre, visados cuando corresponda y itinerarios detallados, con flexibilidad para adaptar los planes con poca antelación * Procesar informes de gastos, seguimiento trimestral del tiempo, facturas e iniciativas de adquisición relacionadas con actividades ejecutivas * Preparar informes, presentaciones y otros materiales para reuniones según se requiera * Coordinar reuniones y eventos internos y externos, incluyendo reservas de salas, catering, registro de invitados y reservas en restaurantes * Tratar información altamente confidencial con la máxima discreción y profesionalidad * Actuar como enlace de confianza entre los ejecutivos y las partes interesadas internas y externas, incluidos inversores, empresas participadas y asesores * Supervisar las acciones de seguimiento y fechas límite clave derivadas de las reuniones para asegurar su ejecución oportuna * Colaborar estrechamente con asistentes ejecutivos de todas las oficinas, brindando apoyo y cobertura durante sus ausencias * Contribuir a iniciativas y proyectos especiales a nivel de la firma, incluidos eventos internos y externos y actividades de merchandising **Requisitos esenciales:** * Experiencia de 3\-5\+ años como asistente ejecutivo, asistente personal o en un puesto comparable de apoyo ejecutivo * Excelentes habilidades organizativas con una atención excepcional al detalle * Sobresalientes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar múltiples demandas concurrentes * Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con confianza para interactuar con personas de todos los niveles jerárquicos * Competencia avanzada en Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), Zoom y capacidad para adoptar rápidamente nuevos sistemas empresariales, incluidos los de viajes, gastos y herramientas de productividad habilitadas por IA * Absoluta discreción y profesionalidad al manejar información confidencial * Serenidad, capacidad de recursos y orientación a soluciones bajo presión * Alta proactividad, anticipando las necesidades de los ejecutivos antes de que surjan * Dominio profesional del inglés es imprescindible; el alemán sería una ventaja **Requisitos preferibles** * Experiencia en private equity, capital riesgo, consultoría, finanzas o sector asegurador * Experiencia en servicios premium a clientes, turismo de lujo u otros entornos de alto servicio donde la anticipación de las necesidades del cliente sea crítica * Elevada competencia digital y entusiasmo por aprovechar nuevas tecnologías para mejorar la eficiencia y la productividad * Se prefiere titulación universitaria **Lo que ofrecemos** * Un puesto estable y muy valorado dentro de una destacada firma internacional de inversión * Colaboración estrecha con la alta dirección en múltiples oficinas internacionales * Un equipo acogedor y experimentado de asistentes ejecutivos, con una cultura colaborativa y un sólido apoyo mutuo * Una oficina moderna en el corazón de la soleada Valencia * Flexibilidad para trabajar desde casa un día a la semana * Entrega semanal de aperitivos de oficina, fruta fresca y bebidas * Café recién molido ilimitado de nuestra máquina de café de grano a taza * Servicio de Uber Eats pagado por la empresa cuando trabajes en la oficina después de las 19:00 horas * Servicio de traslado con Free Now pagado por la empresa cuando trabajes en la oficina después de las 21:00 horas * Oportunidades para contribuir a iniciativas a nivel de la firma y desarrollarte profesionalmente en un entorno colaborativo e internacional