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Resumen del Puesto: Coordinación del área administrativa, asegurando el funcionamiento de procesos de facturación, cobros y pagos, y cumplimiento normativo. Puntos Destacados: 1. Liderazgo de un pequeño equipo administrativo. 2. Gestión integral de facturación, cobros y pagos. 3. Optimización de procesos y cumplimiento normativo. ### **Descripción** Nuestro cliente, empresa líder del sector de la seguridad, busca incorporar a su área financiera la figura de un: **RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN** **MISIÓN DEL PUESTO**: En dependencia del Director Financiero, y coordinando un pequeño equipo, la persona seleccionada será responsable de la gestión integral del área administrativa, garantizando el correcto funcionamiento de los procesos de facturación, cobros y pagos, así como el cumplimiento de los procedimientos internos, plazos y normativas vigentes. Actuará como figura clave de coordinación entre el área financiera, proveedores, clientes y otros departamentos de la empresa. ### **Responsabilidades** **FUNCIONES:** **1\. Gestión de la facturación** * Supervisar y coordinar el **proceso completo de facturación**, asegurando la correcta emisión de facturas conforme a la normativa fiscal y a los acuerdos comerciales establecidos. * Verificar la **exactitud de datos**, precios, impuestos, descuentos y condiciones aplicables. * Gestionar la **facturación recurrente**, facturación puntual y regularizaciones cuando proceda. * Resolver incidencias relacionadas con errores de facturación, abonos, rectificaciones o duplicidades. * Mantener actualizados los registros de facturación en el sistema de gestión (ERP). * Colaborar con otros departamentos (comercial, operaciones, atención al cliente) para asegurar la coherencia entre servicios prestados y facturación emitida. **2\. Cuentas a cobrar (clientes)** * Gestionar y supervisar el **control de cobros**, garantizando el cumplimiento de los plazos acordados. * Realizar el seguimiento de **facturas pendientes**, vencimientos y estados de cuenta. * Coordinar acciones de **reclamación de cobros** (recordatorios, llamadas, emails), manteniendo una comunicación profesional y orientada a la resolución. * Analizar la **antigüedad de saldos** y proponer medidas para reducir la morosidad. * Gestionar incidencias de cobro en colaboración con el área comercial o legal si fuera necesario. * Elaborar informes periódicos sobre el estado de las cuentas a cobrar y la previsión de tesorería. **3\. Cuentas a pagar (proveedores)** * Supervisar el registro y validación de **facturas de proveedores**, verificando su adecuación a contratos y pedidos. * Controlar los **calendarios de pagos**, asegurando el cumplimiento de plazos y condiciones pactadas. * Coordinar la preparación y ejecución de pagos (transferencias, remesas, domiciliaciones). * Gestionar incidencias con proveedores: discrepancias, facturas incorrectas, reclamaciones o ajustes. * Mantener una relación fluida y profesional con proveedores clave. * Optimizar los procesos de pago para mejorar la eficiencia y el control financiero. **4\. Control administrativo y financiero** * Garantizar la correcta **organización y archivo** de la documentación administrativa y contable. * Apoyar en la elaboración de **cierres mensuales**, conciliaciones y reportes financieros. * Colaborar con asesoría externa, auditorías o departamentos contables cuando sea necesario. * Asegurar el cumplimiento de **procedimientos internos**, políticas financieras y normativa legal y fiscal. * Proponer mejoras en los procesos administrativos para aumentar la eficiencia y reducir errores. **5\. Reporting y coordinación interna** * Elaborar **informes periódicos** sobre facturación, cobros, pagos y situación administrativa. * Analizar desviaciones, incidencias recurrentes y oportunidades de mejora. * Coordinar y, en su caso, supervisar al personal administrativo del área. * Actuar como interlocutor/a entre la dirección y el área administrativa, aportando una visión global y rigurosa del estado financiero\-operativo. ### **Requisitos** **PERFIL DESEADO** Buscamos un/a profesional con **formación académica en el ámbito financiero–administrativo**, amplia experiencia en gestión administrativa y una visión global de los procesos económicos de la empresa. La persona seleccionada deberá aportar **rigurosidad, autonomía y capacidad de organización**, así como una clara orientación a resultados y mejora continua. **Formación académica** * **Formación universitaria, diplomatura o Formación Profesional de Grado Superior** en **Administración y Finanzas, Contabilidad, ADE, Economía** o titulaciones equivalentes. * Valorable formación complementaria en **gestión financiera, fiscalidad, control de gestión o normativa contable**. * Se valorará positivamente la **formación continua** y la actualización en herramientas financieras y digitales. **Experiencia profesional** * **Mínimo 10 años de experiencia** en puestos similares dentro de departamentos de administración o finanzas. * Experiencia consolidada en **gestión integral de facturación, cuentas a cobrar y cuentas a pagar**. * Experiencia en control de procesos administrativos, cierres periódicos y coordinación con asesorías externas. * Valorable experiencia previa como **responsable de área o supervisión de equipos administrativos**. * Capacidad demostrada para gestionar volumen de operaciones y múltiples tareas con alto nivel de fiabilidad. **Conocimientos técnicos e informáticos** * **Excel a nivel avanzado** (tablas dinámicas, fórmulas, análisis de datos). Manejo habitual de **ERP y software de gestión**. Buen dominio de herramientas ofimáticas y entornos digitales. * Muy valorable el conocimiento a nivel usuario de **Power BI.** **Competencias personales** * Alto nivel de **organización, planificación y atención al detalle**. * Perfil metódico, responsable y orientado al cumplimiento de plazos. * Capacidad analítica y criterio para la **toma de decisiones**. * Buenas habilidades de comunicación para la relación con clientes, proveedores y equipos internos. * Proactividad, autonomía y orientación a la mejora continua. **SE OFRECE****:** Contrato indefinido con período de prueba. **SALARIO****:** En función de la experiencia aportada por el candidato. Orientativo 35\.000 euros brutos anuales. El lugar de trabajo será en **MADRID, zona IFEMA**
