Oficinista

Descripción

Resumen del Puesto: Un Auxiliar Administrativo apoya las actividades técnicas y administrativas, gestionando documentos, comunicaciones y organizando la logística para la productividad de la empresa. Puntos Destacados: 1. Apoyo administrativo clave para el funcionamiento eficiente de la oficina. 2. Gestión de documentos, comunicación y organización logística. 3. Requiere proactividad, atención al detalle y habilidades de comunicación. **Descripción del puesto: Auxiliar Administrativo** Un Auxiliar Administrativo es un profesional responsable de realizar tareas administrativas y de apoyo para garantizar el funcionamiento ordenado y eficiente de una oficina. Este puesto es clave en cualquier organización, ya que constituye un elemento vital para asegurar la comunicación, la gestión de la información y el apoyo a otros departamentos. **Propósito del puesto** Apoya las actividades técnicas y administrativas del departamento, asistiendo en tareas de secretaría, organización y comunicaciones para mantener el flujo de trabajo y contribuir a la productividad general de la empresa. **Funciones y responsabilidades principales** Las funciones de un Auxiliar Administrativo son variadas y pueden adaptarse al tamaño y alcance de la empresa. Las más comunes incluyen: **Gestión de documentos y archivos** Recibir, revisar, clasificar, archivar y distribuir comunicaciones y documentos tanto en formato físico como digital. Escanear documentos y mantener actualizadas las bases de datos de la empresa. Garantizar la seguridad de la información confidencial. **Recepción y comunicación** Contestar y gestionar llamadas telefónicas, así como responder y redirigir correos electrónicos y correspondencia. Recibir a clientes, proveedores y visitantes, actuando a menudo como persona de contacto de la empresa. Apoyo y organización logística Organizar reuniones, programar citas, reservar salas y preparar los materiales necesarios. Coordinar los horarios de los gerentes o del equipo según sea necesario. Comprar y gestionar los suministros de oficina. Tareas administrativas y técnicas Recopilar y preparar informes, correspondencia comercial y otros documentos utilizando procesadores de texto y hojas de cálculo. Operar equipos de oficina como fotocopiadoras, impresoras y máquinas de fax. Ingresar y procesar datos en sistemas informáticos y bases de datos. Realizar transacciones bancarias o interactuar con agencias gubernamentales según lo asigne la gerencia. Requisitos y educación Educación Mínimo: diploma de bachillerato o educación general básica. Preferible: Formación profesional en administración y gestión (por ejemplo, técnico en gestión administrativa). Formación como asistente administrativo o secretaria. Experiencia laboral Se prefiere experiencia previa en un puesto similar (1\-2 años). Generalmente no es un requisito para puestos de nivel inicial. Conocimientos técnicos (obligatorios) Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) y correo electrónico. Conocimiento de tecnologías de archivado y gestión documental. Habilidades y competencias clave Para tener éxito como auxiliar administrativo, los conocimientos técnicos por sí solos no son suficientes; también se requieren las siguientes habilidades: Organización Capacidad para priorizar tareas, gestionar múltiples responsabilidades y mantener el orden en el espacio de trabajo y la documentación. Habilidades de comunicación Capacidad para expresar ideas con claridad, tanto verbalmente como por escrito, y para comunicarse de forma profesional y amable con compañeros y clientes. Atención al detalle Precisión y meticulosidad para evitar errores al trabajar con datos, documentos y correspondencia. Resolución de problemas Capacidad para gestionar situaciones imprevistas (p. ej., averías de equipos, quejas) y encontrar soluciones rápidas y eficaces. Proactividad Disposición para anticiparse a las necesidades del equipo y sugerir mejoras en los procesos. Responsabilidad y confidencialidad Me comprometo a completar las tareas, cumplir con los plazos y manejar la información confidencial con ética. Tipo de puesto: Jornada completa, Media jornada Sueldo: 1\.500,00€\-2\.100,00€ al mes Horas previstas: 40\.0 a la semana Beneficios: * Flexibilidad horaria * Jornada intensiva en verano * Seguro de vida * Teléfono de empresa * Teletrabajo opcional Ubicación del trabajo: Empleo presencial