Asistente de Oficina en Recepción

Descripción

#### **Tu misión** El recepcionista / asistente de oficina es responsable de brindar un apoyo profesional, acogedor y eficiente a estudiantes, personal, profesorado, visitantes, proveedores y otras partes interesadas externas en el Campus de Madrid. Este puesto constituye el primer punto de contacto del campus y apoya las actividades diarias de recepción, coordinación administrativa, operaciones del campus, eventos, seguimiento de proveedores y comunicación entre departamentos. El puesto requiere excelentes habilidades comunicativas, atención al detalle, discreción y una actitud orientada al servicio, en un entorno universitario internacional y dinámico. #### **Tareas y responsabilidades** 1\. Recepción y mostrador * Dar la bienvenida de forma profesional a estudiantes, personal, profesorado, visitantes y proveedores. * Atender y derivar llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas presenciales. * Proporcionar información general y dirigir a las personas al departamento o miembro del personal correspondiente. * Gestionar el registro de visitantes, credenciales, tarjetas de acceso, llaves, correo, entregas de mensajería y registros del mostrador. * Mantener un área de recepción organizada, profesional y acogedora. 2\. Apoyo a estudiantes, profesorado y personal * Brindar apoyo y orientación de primera línea a estudiantes, profesorado y personal. * Coordinar con Admisiones, Servicios Académicos, Servicios Estudiantiles, Registro, TI, Operaciones y otros departamentos. * Apoyar al profesorado en necesidades relacionadas con las aulas, materiales y solicitudes administrativas básicas. * Tratar asuntos sensibles o internos con discreción. 3\. Administración y operaciones del campus * Apoyar tareas administrativas generales, incluidas impresión, escaneo, archivo, introducción de datos, seguimiento de incidencias y elaboración de informes. * Reportar y dar seguimiento a problemas relacionados con instalaciones, aulas, mantenimiento, limpieza y edificios. * Elevar incidentes, riesgos o asuntos operativos urgentes al gestor correspondiente. * Apoyar el seguimiento de inventarios de suministros de oficina, artículos de la despensa, materiales para aulas y recursos del mostrador. 4\. Apoyo a proveedores, compras y facturas * Apoyar la coordinación con proveedores, empresas de mensajería, servicios de catering, transporte, mantenimiento, limpieza y otros prestadores de servicios. * Asistir en la adquisición de suministros para oficina, despensa, aulas y campus, conforme a los procesos aprobados. * Seguimiento de entregas, revisión de facturas y garantía de documentación precisa. * Elevar, cuando sea necesario, problemas con proveedores, retrasos, errores o inquietudes sobre costos. 5\. Apoyo a eventos, visitas y logística * Apoyar eventos del campus, orientaciones, jornadas de puertas abiertas, visitas ejecutivas, actividades estudiantiles, eventos académicos y logística de graduaciones. * Asistir en la preparación de salas, recepción de invitados, catering, transporte, señalización y seguimiento posterior a los eventos. * Colaborar con equipos internos para asegurar que los eventos y visitas se desarrollen sin contratiempos. 6\. Apoyo a Admisiones y posibles estudiantes * Proporcionar información inicial a posibles estudiantes y visitantes, según sea necesario. * Derivar a los posibles estudiantes al equipo de Admisiones. * Apoyar recorridos por el campus y realizar llamadas iniciales a prospectos, cuando se solicite. #### **Tu perfil** Cualificaciones y experiencia preferidas * Título universitario preferible. * Experiencia previa en recepción, oficina principal, administración, hostelería, servicios universitarios o operaciones con atención al cliente. * Experiencia en un entorno internacional, educativo o multicultural. * Experiencia apoyando eventos, proveedores, compras, facturación o coordinación de instalaciones. * Conocimientos previos de sistemas de control de accesos, sistemas de gestión de incidencias, herramientas CRM o sistemas de información estudiantil son una ventaja. * Otros idiomas son un plus. Competencias clave * Comunicación profesional * Servicio al estudiante y al cliente * Atención al detalle * Gestión de partes interesadas * Resolución de problemas y escalado * Trabajo en equipo y colaboración * Discreción y confidencialidad * Adaptabilidad y capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente * Seguimiento operativo Habilidades requeridas / esenciales * Excelentes habilidades comunicativas escritas y orales en inglés y español. * Orientación sólida al servicio al cliente y presencia profesional. * Alta atención al detalle y precisión. * Fuertes habilidades organizativas y para realizar múltiples tareas simultáneamente. * Capacidad para seguir procedimientos, instrucciones operativas estándar (SOP) y protocolos de escalado. * Discreción al manejar información sensible. * Actitud proactiva, fiable y orientada a soluciones. * Conocimientos prácticos de Microsoft Office, especialmente Outlook, Word, Excel y PowerPoint. * Capacidad para trabajar en colaboración con estudiantes, personal, profesorado, proveedores y dirección. * Fiabilidad, puntualidad y coherencia en la ejecución diaria. #### **Sobre nosotros** Schiller International University es una institución global con campus en Madrid, Tampa, Heidelberg y París, que ofrece un plan de estudios acreditado por Estados Unidos, diseñado para preparar a los estudiantes para carreras en un mundo interconectado. Mediante una combinación de aprendizaje experiencial, educación basada en desafíos y movilidad internacional, dotamos a nuestros estudiantes de las competencias y la mentalidad necesarias para convertirse en líderes globales responsables. En Schiller, no solo nos comprometemos con la excelencia académica, sino también con la creación de un entorno de aprendizaje y trabajo inclusivo y equitativo. En consonancia con los **Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, especialmente el ODS 5 (Igualdad de Género)**, nos esforzamos por garantizar prácticas de reclutamiento y desarrollo profesional justas, transparentes e inclusivas en todos nuestros campus. Animamos activamente a presentar su candidatura a mujeres y grupos subrepresentados, especialmente en disciplinas donde persiste un desequilibrio de género, y estamos comprometidos a apoyar el crecimiento profesional y el desarrollo de liderazgo de todos los miembros de nuestra comunidad. Nuestro enfoque se sustenta en el compromiso con la mejora continua mediante análisis basados en datos, asegurando que nuestras prácticas evolucionen de acuerdo con las normas internacionales y reflejen nuestros valores como institución global.