Coordinador/a de Oficina; Iberia

Descripción

Descripción general: **Resumen del puesto (función principal)** ---------------------------------- El Coordinador/a de Oficina para Iberia brinda apoyo operativo, administrativo y transversal a la filial de Iberia, garantizando el funcionamiento fluido de las operaciones de oficina y actuando como punto clave de coordinación entre los equipos locales y la sede europea / las funciones corporativas. El puesto apoya la gestión de oficina, la administración de la flota, los procesos financieros y de adquisiciones, los flujos de trabajo contractuales y de cumplimiento, la documentación de calidad, las actividades de transparencia, los eventos y la coordinación de TI, asegurando que todas las actividades se realicen conforme a los procedimientos internos de la empresa, los requisitos legales y normativos aplicables, así como a los estándares de integridad empresarial de Incyte. **Funciones esenciales del puesto (responsabilidades clave)** --------------------------------------------------------- **Gestión de oficina y apoyo administrativo** * Actuar como primer punto de coordinación para la oficina de Iberia, incluyendo soporte telefónico, gestión de buzones compartidos y asistencia a visitantes. * Coordinar los servicios de oficina, proveedores y necesidades diarias de instalaciones, incluyendo suministros de oficina, refrigerios, servicios de mensajería, tarjetas de acceso, incidencias de mantenimiento y seguimiento de servicios públicos. * Gestionar la documentación de oficina y los procesos administrativos locales, incluyendo tarjetas de presentación, notificaciones electrónicas, certificados A1 y otras solicitudes administrativas puntuales. * Apoyar la gestión de registros, la clasificación y retención de documentos en el área de Operaciones. **Gestión de flota** * Coordinar las actividades relacionadas con la flota de vehículos de la empresa en Iberia, incluyendo solicitudes de vehículos, configuración, renovaciones, devoluciones, entregas, documentación y procesos de alquiler. * Actuar como enlace con los proveedores de flota y seguir de cerca incidencias, multas, estado de entregas y demás asuntos administrativos relacionados. * Mantener registros precisos de la flota y garantizar el seguimiento oportuno de acciones de alta prioridad. **Finanzas, adquisiciones y gestión de proveedores** * Apoyar los procesos de incorporación de proveedores y configuración de proveedores, incluyendo la gestión de la documentación requerida y la coordinación mediante sistemas relevantes como ZIP / ICE360\. * Crear, realizar un seguimiento y gestionar órdenes de compra, recepción de facturas, aprobación de facturas y procesos de conciliación mediante SAP u otros sistemas financieros aplicables. * Coordinar con Finanzas de la UE y partes interesadas locales sobre provisiones, estado de facturas, aprobaciones pendientes y hojas de cálculo relacionadas con informes o controles financieros. * Apoyar la administración de proveedores y contratos, asegurando el seguimiento oportuno tanto con solicitantes internos como con proveedores externos. **Contratos, cumplimiento y administración legal** * Coordinar flujos de trabajo administrativos para NAF, solicitudes contractuales, aprobaciones, firmas y archivo mediante sistemas como ATLAS, Agiloft, ZIP, ICE360, OneTrust y DocuSign. * Apoyar la revisión de documentación, el seguimiento de aprobaciones, la incorporación de proveedores, la documentación de cumplimiento y el control de las fechas de vigencia de los contratos. * Contribuir a las actividades corporativas y sectoriales de cumplimiento, incluyendo la preparación, presentación y archivo de documentación relacionada con terceros y acuerdos de servicios. * Actuar conforme a los requisitos legales y de cumplimiento, así como a las directrices internas de la empresa, contribuyendo a una sólida cultura de integridad y ética empresariales. **Apoyo en calidad y formación** * Apoyar los procesos administrativos relacionados con la calidad, incluyendo SOP de Veeva, DCC, BCP, listas de contactos, coordinación de revisiones de QA, seguimiento de formación y archivo de calidad. * Coordinar con los departamentos pertinentes para garantizar que la documentación y los requisitos formativos en materia de calidad se completen y archiven adecuadamente. **Apoyo administrativo en transparencia y regulación** * Apoyar los procesos relacionados con la transparencia y los requisitos anuales de informes para España y Portugal, incluyendo actividades de Farmaindustria, Comunidad de Madrid e INFARMED, según corresponda. * Coordinar la recopilación, revisión y apoyo a la presentación de documentación sobre transparencia y el seguimiento interno relacionado. **Coordinación de eventos y reuniones** * Apoyar la organización y logística de reuniones y eventos internos y externos, incluyendo reuniones periódicas, eventos corporativos, catering, materiales, logística y actividades finales de eventos. * Coordinar viajes, salas de reuniones, proveedores y materiales según sea necesario, asegurando que la documentación y aprobaciones pertinentes estén debidamente gestionadas. **Coordinación de TI y SharePoint** * Coordinar con TI de la UE / Lausana y proveedores locales de TI para apoyar las necesidades de los usuarios, el seguimiento de equipos, el inventario de TI y la coordinación de tecnologías de oficina. * Gestionar el apoyo administrativo relacionado con SharePoint, incluyendo permisos, creación de carpetas, gestión de accesos y archivo de documentos. **Otros** * Realizar tareas y responsabilidades adicionales según lo requiera razonablemente el negocio y conforme a la evolución del puesto. **Cualificaciones (nivel mínimo aceptable de educación, experiencia laboral y competencias)** ------------------------------------------------------------------------------------------- * Formación relevante o experiencia equivalente en administración, coordinación de oficina, operaciones o una función de apoyo similar. * Se prefiere experiencia en el sector farmacéutico, sanitario u otro entorno altamente regulado. * Conocimientos sólidos sobre operaciones administrativas y capacidad para coordinar entre múltiples departamentos internos y proveedores externos. * Alto nivel de organización, rigor y seguimiento, con capacidad para gestionar prioridades y múltiples flujos de trabajo simultáneamente. * Actitud proactiva y orientada a soluciones, capaz de trabajar de forma independiente manteniendo una fuerte colaboración con los equipos locales y las funciones de la UE / corporativas. * Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales, con mentalidad orientada al servicio y actitud profesional. * Español fluido e inglés avanzado obligatorios; el portugués constituye una ventaja significativa para el ámbito de Iberia. **Principales interlocutores** ------------------ * Director General de Iberia y equipo directivo local * Equipos de Operaciones, Finanzas, TI, Legal, Cumplimiento, Calidad, Médico y Comercial * Sede europea / funciones corporativas, incluyendo partes interesadas con sede en Lausana\n* Proveedores externos, proveedores de flota, proveedores de TI, lugares de celebración y otros proveedores de servicios