Gestor de Campamento

Descripción

El **Gestor de Campamento** es responsable de la gestión eficaz del día a día de las instalaciones de alojamiento para el personal de C4, la administración de oficinas y los sistemas operativos de apoyo en **Luena, provincia de Moxico, Angola**. El puesto combina dos funciones importantes: garantizar que el recinto del personal funcione como un entorno de vida limpio, seguro, organizado y gestionado profesionalmente, al tiempo que proporciona una sólida coordinación administrativa para apoyar al equipo general del proyecto. El Gestor de Campamento supervisará el alojamiento, el servicio de limpieza, la alimentación, las instalaciones, las compras, el control de existencias, los proveedores locales, la logística del personal y la administración general de oficina. El puesto establecerá y mantendrá sistemas prácticos que aseguren que los requisitos operativos rutinarios se anticipen y gestionen de forma eficiente, reduciendo así la necesidad de que la dirección senior intervenga en asuntos administrativos y del campamento del día a día. El candidato seleccionado idealmente contará con experiencia en hostelería, gestión de alojamientos, campamentos o sitios remotos, combinada con una sólida capacidad administrativa y organizativa. Deberá sentirse cómodo gestionando personal de apoyo, coordinando múltiples funciones operativas, manteniendo registros y controles, trabajando con proveedores y asegurando que los estándares acordados se mantengan de forma constante. Se trata de un puesto de gestión práctico que requiere iniciativa, atención al detalle, excelentes habilidades interpersonales y la capacidad de identificar y resolver problemas operativos antes de que afecten al equipo del proyecto. **RESPONSABILIDADES PRINCIPALES** **1\. Gestión del campamento, alojamiento e instalaciones** * Gestionar la operación diaria de las instalaciones de alojamiento para el personal en Luena y las zonas comunes asociadas. * Garantizar que las instalaciones de alojamiento se mantengan constantemente en un alto nivel de limpieza, confort, seguridad y funcionalidad. * Gestionar la asignación de habitaciones para el personal entrante y saliente, en coordinación con el departamento de Personas y Cultura y la dirección del proyecto. * Asegurar que las habitaciones estén preparadas con antelación a la llegada del personal y de los visitantes. * Coordinar los requisitos de alojamiento del personal, incluyendo ropa de cama, lavandería, artículos de aseo y otros suministros esenciales. * Actuar como punto de contacto principal para los asuntos rutinarios relacionados con el alojamiento y las instalaciones. * Establecer y mantener estándares claros para las zonas comunes de convivencia y el alojamiento del personal. * Coordinar el mantenimiento de edificios, fontanería, sistemas eléctricos, electrodomésticos, mobiliario y otras instalaciones. * Mantener un registro de los requisitos de mantenimiento y asegurar que los problemas detectados se resuelvan hasta su finalización. * Coordinar a los contratistas y prestadores de servicios implicados en el mantenimiento, las reparaciones y el soporte de instalaciones. * Asegurar que el equipo contra incendios, los suministros de primeros auxilios y otras provisiones básicas de seguridad estén disponibles y se revisen periódicamente. * Coordinar la gestión de residuos, el suministro de agua, electricidad, internet y otros servicios esenciales de las instalaciones. * Mantener una supervisión adecuada de los activos, equipos y mobiliario de la oficina y el alojamiento. **2\. Servicio de limpieza, higiene y estándares de limpieza** * Gestionar y supervisar al personal de limpieza y servicio de aseo. * Establecer horarios de limpieza para dormitorios, baños, cocinas, oficinas y espacios comunes. * Realizar inspecciones periódicas del alojamiento, la cocina y las zonas comunes para garantizar que se mantengan los estándares acordados de higiene y limpieza. * Establecer y mantener una lista de verificación documentada de inspecciones de higiene y un registro de acciones correctivas. * Asegurar que los materiales de limpieza, los artículos de aseo y los suministros de higiene estén suficientemente abastecidos. * Supervisar el uso adecuado y el reemplazo de los materiales de limpieza, incluyendo paños, esponjas, equipos de limpieza y consumibles relacionados. * Asegurar que los alimentos, los equipos de cocina y los materiales domésticos se almacenen de forma segura e higiénica. * Asegurar que los servicios de lavandería se coordinen de forma eficiente para satisfacer los requisitos de alojamiento del personal. * Identificar deficiencias en higiene o servicio de limpieza y garantizar que se implementen medidas correctivas de forma inmediata. * Promover estándares coherentes entre cocineros, personal de limpieza, contratistas y residentes. **3\. Cocina, alimentación y gestión de comidas** * Supervisar la alimentación diaria y la preparación de comidas para el personal residente y los visitantes autorizados. * Gestionar y supervisar a los cocineros y al personal de cocina. * Establecer planes semanales de comidas basados en el número previsto de personal, los suministros disponibles, los requisitos dietéticos y el presupuesto. * Asegurar que las comidas se preparen y sirvan de forma consistente y en los horarios acordados. * Supervisar la calidad, cantidad, variedad y presentación de los alimentos. * Asegurar que la cocina opere conforme a las prácticas adecuadas de higiene y seguridad alimentaria. * Mantener sistemas apropiados para el almacenamiento de alimentos, refrigeración, seguimiento de fechas de caducidad y reducción de residuos. * Coordinar preferencias dietéticas, alergias y requisitos dietéticos razonables. * Mantener un sistema estructurado de gestión de existencias en la despensa y la cocina. * Coordinar la compra de alimentos, bebidas y suministros para la cocina. * Supervisar los patrones de consumo y adquisición de alimentos para reducir gastos innecesarios y desperdicios. * Asegurar que los equipos de cocina, utensilios y electrodomésticos se mantengan en buen estado de funcionamiento. **4\. Administración de oficina y coordinación general** * Supervisar los sistemas administrativos rutinarios y los requisitos diarios de apoyo de oficina en Luena. * Mantener un entorno de oficina organizado y funcional. * Coordinar los suministros de oficina, papelería, impresión y consumibles generales. * Mantener registros administrativos, sistemas de archivo y procesos de gestión documental. * Asegurar que los contratos clave, los registros de proveedores, los documentos operativos y los registros administrativos estén archivados adecuadamente y sean fácilmente recuperables. * Asistir a la dirección en la coordinación administrativa general, la elaboración de documentos y el mantenimiento de registros. * Coordinar salas de reuniones, reuniones internas, refrigerios y otros requisitos logísticos. * Asistir en la preparación y difusión de avisos administrativos, horarios y comunicaciones internas. * Mantener procedimientos adecuados de gestión de visitantes y acceso a la oficina y las instalaciones de alojamiento. * Apoyar la incorporación administrativa del nuevo personal, incluida la preparación del espacio de trabajo, la asignación de equipos y la orientación sobre las instalaciones. * Coordinarse con los departamentos de Personas y Cultura, Finanzas, Operaciones y otros para garantizar que los requisitos administrativos se atiendan de forma eficiente. * Proporcionar apoyo administrativo al Director Adjunto del Programa y al personal senior del proyecto cuando sea razonablemente necesario. **5\. Logística del personal y coordinación de viajes** * Mantener visibilidad sobre las rotaciones, llegadas y salidas del personal para apoyar la planificación del alojamiento y la logística. * Coordinar traslados desde y hacia el aeropuerto y los requisitos locales de transporte para el personal, consultores y visitantes autorizados. * Coordinarse con el responsable de flota o el equipo de operaciones respecto a la disponibilidad de vehículos para traslados, compras y requisitos administrativos. * Mantener un horario de transporte para llegadas y salidas planificadas, así como para requisitos rutinarios. * Asistir en la reserva de viajes, la reserva de alojamiento y la preparación de itinerarios de viaje del personal cuando sea necesario. * Proporcionar apoyo administrativo a Personas y Cultura y a otros departamentos responsables en la recopilación y coordinación de documentación relacionada con los viajes. * Mantener registros de los arreglos de viaje y la documentación de apoyo correspondiente. * Coordinar las tarjetas SIM corporativas, teléfonos y otros equipos básicos de comunicación utilizados por el equipo de Luena. * Asistir en la gestión de trámites de inmigración, visados o permisos de trabajo cuando sea necesario, aunque no será responsable del cumplimiento normativo en materia de inmigración ni de la titularidad de dichos procesos. **6\. Compras, control de existencias y coordinación con proveedores** * Coordinar los requisitos rutinarios de compras para el campamento y la oficina, incluyendo alimentos, productos de limpieza, artículos de aseo, materiales de cocina, papelería y consumibles generales. * Mantener sistemas adecuados de control de existencias e inventario. * Supervisar periódicamente los niveles de existencias y anticipar los requisitos antes de que surjan escaseces. * Preparar solicitudes de compra y obtener cotizaciones conforme a los procedimientos de compras de la empresa. * Apoyar la selección competitiva de proveedores y prestadores de servicios. * Identificar y mantener relaciones con proveedores locales confiables. * Mantener una base de datos actualizada de proveedores y vendedores. * Coordinar la documentación de los vendedores y apoyar los procesos de incorporación de proveedores. * Seguir las solicitudes de compra, las órdenes de compra y las entregas. * Verificar que los bienes y servicios recibidos coincidan con los pedidos aprobados. * Mantener la documentación de apoyo para garantizar que las actividades de compras sean transparentes y rastreables. * Supervisar el desempeño de los proveedores y elevar preocupaciones recurrentes sobre calidad, precios o entregas. * Apoyar la administración de contratos mediante el mantenimiento de acuerdos con proveedores, contratos de servicios y registros de renovación. * Todas las actividades de compras deben llevarse a cabo conforme a los requisitos aplicables de compras de C4 y del proyecto, incluyendo competencia adecuada, separación de funciones, transparencia, rastreabilidad y controles sobre conflictos de intereses. **7\. Apoyo administrativo presupuestario y financiero** * Gestionar y supervisar los presupuestos operativos acordados para el campamento y la oficina. * Mantener registros precisos de los gastos operativos rutinarios. * Seguir los gastos frente a los presupuestos aprobados y reportar desviaciones significativas. * Mantener la documentación de apoyo para compras y gastos. * Asegurar que las facturas, recibos, albaranes y otros documentos de apoyo se recojan y envíen al departamento de Finanzas. * Asistir en la verificación de facturas de proveedores y su documentación de apoyo. * Gestionar efectivo menor o avances operativos aprobados conforme a los procedimientos de la empresa. * Mantener registros precisos de efectivo menor y presentar conciliaciones al departamento de Finanzas. * Asistir al departamento de Finanzas en la recopilación de información de proveedores y documentación legal cuando sea necesario. * Mantener paquetes organizados de documentación financiera para su presentación al Controlador Financiero. * Apoyar al departamento de Finanzas con el seguimiento administrativo de la documentación pendiente de los proveedores