Resumen del Puesto: Buscamos un/a administrativo/a para asegurar que el cliente reciba una respuesta óptima a sus necesidades de servicio y soporte técnico, gestionando documentación y apoyando a técnicos de campo. Puntos Destacados: 1. Diseña tu futuro y transforma el de todos/as con energía segura y sostenible. 2. Asegura la gestión documental y el soporte logístico para servicios técnicos. 3. Contribuye a un modelo energético más eficiente y sostenible. En Ormazabal no solo trabajamos con tecnología, trabajamos para que la energía llegue de forma segura y sostenible a millones de personas. Por eso **nos apasiona lo que hacemos**. Porque sabemos que contribuimos a la construcción de un modelo energético **más eficiente y sostenible**. Un futuro mejor para las generaciones que están por venir. Aquí encontrarás un espacio para **diseñar tu futuro y transformar el de todos/as**. **DESCRIPCIÓN DE LA VACANTE** Buscamos un/a administrativo/a para incorporarse a la Unidad de Servicio de Ormazabal con la misión de asegurar que el cliente final reciba una respuesta óptima a sus necesidades de servicio y soporte técnico, traccionando la gestión documental de los servicios, optimizándolos y dando soporte a los técnicos de campo en la consecución permisos de acceso a obra y aspectos logísticos del servicio. **FUNCIONES:** **Preparación de la documentación de acceso a obra** * Análisis de planes de seguridad e identificación de necesidades * Definición de la documentación de acceso necesaria (Seguridad, técnica, salud, fiscal, local país) * Preparación y presentación como anexos a un documento de servicio o subiéndolos en las plataformas de gestión documental de los clientes, promotores o empresas de coordinación de seguridad * Preparación de documentos en servicios documental coordinados con otras empresas de Ormazabal o externas * Participación en reuniones de coordinación con cliente u otros grupos de interés **Gestión de cartas de invitación, visados** * Solicitud de modelos necesarios a clientes / distribuidores / filiales * Coordinación con consulados o embajadas **Mantenimiento de bases de datos** * Mantenimiento de la base de datos con las últimas revisiones de los documentos en los idiomas requeridos por el cliente * Subir al sistema nuevas instrucciones necesarias para nuevas intervenciones * Informar al equipo de servicio de las nuevas revisiones o instrucciones **Mantenimiento de bases de datos de certificados y capacitación del equipo** * Mantenimiento de los certificados actualizados y en los idiomas requeridos por cliente * Informar de las fechas de caducidad de los mismos al equipo * Gestionar los cursos de actualización necesarios, optimizando costes y tiempos requeridos y coordinándolos con servicios comprometidos **Soporte logístico en viajes** * Dar soporte al equipo en la actualización de viajes en casos de urgencia durante los servicios * Hacer seguimiento de envío de materiales o herramientas de apoyo a los servicios a desarrollar por el equipo **REQUISITOS:** **Formación:** Formación Profesional (FP): Ciclo formativo Grado Medio o Superior en gestión administrativa **Experiencia:** Al menos 5 años en funciones similares a las descritas **Conocimientos necesarios:** * Paquete Office (nivel avanzado) * SAP **Idiomas:** * Necesario nivel inglés mínimo B2 * Se valorará el conocimiento de otros idiomas **Competencias necesarias:** * Iniciativa – proactividad * Organización * Flexibilidad * Trabajo en equipo La inclusión, la equidad y la no discriminación son pilares fundamentales de nuestra cultura. Los procesos de selección se realizan siguiendo criterios de transparencia, sin importar el género, origen racial, religión, ideología política, orientación sexual, identidad de género, edad o discapacidad. Acogemos y reconocemos la singularidad de cada una de nuestras futuras personas colaboradoras y valoramos la diversidad en todas sus expresiones.