Coordinador/a Administrativo y de Operaciones

Descripción

**¿Estás listo/a para unirte a nuestro viaje hacia la revolución digital?** En **Aleph**, no solo formamos parte del panorama publicitario digital: estamos moldeando su futuro. Representamos las principales plataformas mundiales, incluidas TikTok, Amazon, Google y casi otras 55, y operamos en más de 130 mercados, tanto en regiones nuevas como consolidadas. Nuestra misión es empoderar a los anunciantes y marcas para que aprovechen al máximo las capacidades publicitarias de estas plataformas. Al fomentar asociaciones duraderas, creamos oportunidades ilimitadas para que personas y empresas anuncien con eficacia tanto a nivel local como global. Con una presencia que abarca todos los continentes, Aleph te ofrece la oportunidad de formar parte de un equipo innovador y de rápido crecimiento, donde tu trabajo tiene un impacto directo. Si eres ambicioso/a, con visión de futuro y deseoso/a de prosperar en un entorno dinámico y global, Aleph es el lugar perfecto para construir tu carrera. **Acerca del puesto** En este puesto, serás la columna vertebral operativa del equipo de TI, asegurando que los procesos administrativos funcionen sin contratiempos y con eficiencia en un entorno internacional y acelerado. Trabajarás estrechamente con la dirección de TI para gestionar presupuestos, adquisiciones, seguimiento de proyectos y comunicaciones internas, desempeñando un papel clave para mantener al departamento alineado y organizado. Se trata de un puesto práctico, orientado a aportar estructura, y no técnico: no se requiere experiencia previa en TI. Este puesto es ideal para un/a profesional generalista organizado/a y proactivo/a: un/a experimentado/a profesional administrativo/a o coordinador/a que disfrute transformar el caos en orden y que se sienta cómodo/a con un mandato enfocado y de duración fija (al menos 6 meses). ### **Tus responsabilidades:** *Adquisiciones y órdenes de compra — el núcleo del puesto* * Crear, gestionar y hacer seguimiento de las órdenes de compra de hardware, licencias de software y servicios de TI. * Seguimiento de facturas y coordinación con proveedores y Finanzas para garantizar que las aprobaciones y entregas se realicen a tiempo. * Mantener un registro limpio y actualizado de contratos, renovaciones y acuerdos con proveedores, y apoyar la incorporación de nuevos proveedores junto con los departamentos de Legal y Finanzas. *Seguimiento del presupuesto y de los costes* * Llevar registros precisos de los gastos de TI y apoyar a Finanzas en la asignación de costes entre proyectos y centros de coste. * Elaborar resúmenes mensuales y trimestrales sencillos de los gastos para la dirección de TI. * Apoyar el ciclo anual de elaboración del presupuesto de TI mediante la consolidación de las aportaciones de los distintos subequipos de TI. *Coordinación, reuniones y comunicación* * Mantener un registro actualizado de los proyectos e iniciativas de TI, señalando a la dirección posibles retrasos u obstáculos. * Organizar integralmente las reuniones de TI: programación, agendas, actas y seguimiento de los puntos de acción. * Elaborar informes y presentaciones claros para la dirección de TI y actuar como punto de coordinación para el departamento. *Soporte al equipo y a las operaciones* * Gestionar la bandeja de entrada administrativa de TI y mantener actualizados los organigramas, listados de personal y documentación compartida. * Apoyar la logística de incorporación de nuevos miembros del equipo y colaborar en la planificación de talleres, jornadas fuera de la oficina y formación técnica de TI. *Mejora de procesos — el objetivo final* * Una vez que cada proceso funcione de forma fiable, documentar su funcionamiento y ayudar a identificar qué aspectos pueden simplificarse o automatizarse, para que el departamento siga aumentando su eficiencia. ### **Qué buscamos:** * **Una organización excepcional y capacidad de seguimiento riguroso**: aportas estructura a entornos caóticos y acelerados, y cumples con tus tareas sin necesidad de que te recuerden. * **Mínimo 3 años de experiencia en puestos administrativos, de coordinación operativa, de gestión de oficina o de asistente ejecutivo/a**. El sector no es relevante: las competencias son transferibles. * **Experiencia práctica con SAP**, especialmente en la gestión de órdenes de compra, seguimiento de facturas y monitoreo presupuestario. * **Dominio avanzado de Microsoft Office y Google Workspace**, especialmente Excel/Hojas de cálculo para seguimiento y PowerPoint/Slides para informes. * Capacidad para adoptar una mentalidad orientada a la mejora de procesos; conocimientos previos de herramientas de seguimiento de proyectos (Jira, Asana, Monday.com) son un plus. * Discreción ante información confidencial y adaptabilidad para trabajar en distintos husos horarios y culturas. * **Idiomas:** inglés profesional completo (nivel C1/C2). ### **Qué te encantará de nosotros:** * Nos preocupamos por tu individualidad y te brindamos libertad para crecer y crear dentro de la empresa, independientemente de tu puesto. * Aprende de los mejores: nuestros talleres de vanguardia garantizan las últimas novedades sobre la publicidad digital. * Forma parte de una empresa con una verdadera presencia global, trabajando con marcas líderes, plataformas y editores en más de 90 mercados. * Fomentamos un entorno dinámico donde se estimulan y celebran la creatividad, la colaboración y las ideas audaces. * Únete a un equipo diverso y multicultural que valora y abraza distintas perspectivas, experiencias y talentos. * En Aleph, tu trabajo contribuye directamente a conectar marcas y consumidores de forma significativa, moldeando el futuro de la publicidad digital. * En cumplimiento de la Directiva Europea sobre Transparencia Salarial, nos comprometemos con prácticas salariales justas y abiertas. Para este puesto, el salario base anual bruto mínimo es de 33.600 EUR. **¿Por qué unirte a nosotros?** Aleph es un espacio de múltiples culturas, perspectivas y talentos. Nos apoyamos mutuamente, creando un entorno basado en la generosidad y la reciprocidad. Valoramos la colaboración y la comunicación, porque creemos que se necesitan muchas personas para lograr grandes cosas. Nos sentimos motivados por nuestra industria en constante evolución, y nuestra curiosidad nos impulsa a seguir aprendiendo y a buscar nuevas oportunidades. Mantenemos flexibilidad y adaptabilidad, y creemos en avanzar al ritmo del cambio. Animamos a todos a aspirar a más, ofreciendo a nuestro talento interno oportunidades de crecimiento y la posibilidad de aprender juntos. Utilizamos Lever, nuestra plataforma de gestión de reclutamiento, que incluye funciones impulsadas por inteligencia artificial que pueden ayudar a nuestro equipo de contratación a revisar solicitudes, analizar currículums y detectar cualificaciones relevantes. Estas herramientas apoyan —pero no sustituyen— el juicio humano. Todas las decisiones de contratación las toman personas. Para obtener más información sobre cómo se tratan sus datos personales, incluidos sus derechos respecto al procesamiento asistido por IA, consulte nuestra Política de Privacidad para Candidatos o contáctenos en \[email protected].