Oficial de Documentación

Descripción

Resumen: El VHIR busca un profesional motivado para incorporarse a la Unidad de Calidad, Procesos y Gestión Documental, contribuyendo al desarrollo de un Sistema de Gestión Documental y a la Transformación Digital. Puntos destacados: 1. Oportunidad de participar en el Plan de Transformación Digital del VHIR 2. Colaborar estrechamente con múltiples áreas de la organización 3. Entorno científico dinámico de excelencia El VHIR busca un profesional altamente motivado para incorporarse a la **Unidad de Calidad, Procesos y Gestión Documental**. El candidato seleccionado contribuirá al desarrollo e implementación de un **Sistema de Gestión Documental** en toda la organización y será responsable de garantizar el correcto funcionamiento de la instalación de archivo del VHIR. Este puesto ofrece una emocionante oportunidad de participar en el Plan de Transformación Digital del VHIR y de colaborar estrechamente con múltiples áreas de la organización. ##### **Principales responsabilidades y funciones:** * **Organización, clasificación y control de documentos:** Diseñar y mantener sistemas para estructurar y clasificar la información; coordinar las actividades relacionadas con la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos; y desarrollar la documentación que defina los principios y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. * **Gestión del archivo del VHIR:** Garantizar una gestión adecuada de la instalación de archivo, incluidos el almacenamiento, la preservación y la recuperación de la documentación; optimizar los sistemas de almacenamiento físico y la asignación de espacios; garantizar las condiciones adecuadas de mantenimiento; y coordinarse, cuando sea necesario, con proveedores externos de servicios de archivo. * **Digitalización y Transformación Digital:** Desarrollar y optimizar los sistemas de gestión documental (SGD); diseñar flujos de trabajo documentales, automatizar procesos e integrar los flujos documentales con las operaciones institucionales. * **Gobernanza de la información, seguridad y cumplimiento normativo:** Garantizar la confidencialidad e integridad de los datos; definir y gestionar los controles de acceso y los permisos de usuario; apoyar el cumplimiento de las leyes, normas y políticas internas aplicables (incluida la retención y eliminación); y fomentar el intercambio de conocimientos entre los distintos departamentos. * **Soporte y formación a los usuarios:** Elaborar guías de usuario y normas de documentación; y ofrecer formación sobre las mejores prácticas en gestión documental. * **Otros proyectos relacionados con la documentación:** Contribuir a iniciativas organizativas como la implementación de ENS/ISO 27001, cuadernos de laboratorio digitales o la digitalización del archivo. ##### **Formación y titulación:** ###### **Requerida:** * Diploma o título universitario en Gestión de la Información y la Documentación o campo afín. * Competencia profesional en catalán, español e inglés. ###### **Deseable:** * Conocimientos de la norma ISO 15489 (Información y documentación — Gestión de registros). * Formación adicional en las normas ISO 30301 (Gestión documental) e ISO 9001 (Gestión de la calidad). * Conocimientos de marcos de seguridad de la información, tales como el Esquema Nacional de Seguridad (RD 311/2022) y la norma ISO 27001. ##### **Experiencia y conocimientos:** ###### **Requerida:** * Al menos 2 años de experiencia trabajando con sistemas de gestión documental o de contenido (por ejemplo, Alfresco, SharePoint, Documentum). * Excelentes habilidades organizativas, actitud proactiva, pensamiento analítico y atención al detalle. * Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como colaborativamente en toda la organización. * Buenas habilidades comunicativas. ###### **Deseable:** * Experiencia previa en el sector sanitario o de investigación. **Condiciones laborales:** * **Jornada laboral:** Completa (37,5 horas semanales). * **Fecha de inicio:** Lo antes posible. * **Salario anual bruto:** La remuneración se determinará en función de la experiencia, las competencias y las responsabilidades, y se ajustará a la escala salarial establecida en el convenio colectivo. * **Tipo de contrato:** Contrato indefinido. ##### **¿Qué podemos ofrecerle?** * **Incorporación al Instituto de Investigación Vall d’Hebron (VHIR)**, una institución del sector público que promueve y desarrolla la investigación biomédica, la innovación y la docencia en el Hospital Universitari Vall d’Hebron (HUVH), **el mayor hospital de Barcelona y el más grande dentro del Instituto Catalán de Salud (ICS)**. * **Un entorno científico dinámico de excelencia**, donde se desarrollan continuamente proyectos biomédicos de vanguardia. * **Rutas de aprendizaje continuo y desarrollo profesional**. * **Horario laboral flexible**. * **23 días de vacaciones anuales más 9 días personales**. * **Programa de retribución flexible**, que incluye vales de comida, seguro médico, transporte y más. * **Plataforma de beneficios corporativos**, que ofrece importantes descuentos en viajes, cultura, tecnología, gastronomía, deporte, etc. * **Oferta saludable – «Siente bien, siente VHIR»**: El programa de bienestar del VHIR ofrece una variedad de actividades para ayudar al personal a prosperar física, mental y socialmente. A través de cuatro pilares —Siente Bien, Siente Conectado, Siente Empoderado, Siente Acogido— fomenta la salud, el crecimiento y la comunidad. * **Apoyo a la movilidad internacional (Servicios de Bienvenida)**: Nos esforzamos por hacer su llegada a Barcelona sencilla y agradable, proporcionándole información sobre la ciudad, orientación sobre los trámites necesarios, acceso al mostrador internacional de bienvenida, apoyo familiar y asistencia para encontrar alojamiento. **Fecha límite de solicitud: 12-05-2025** ##### **Nuestro proceso de selección:** ***Preselección:*** *Los candidatos son seleccionados en función de sus competencias, titulación y experiencia relevante, tal como consta en sus currículums.* ***Entrevistas:*** *Se podrán celebrar reuniones con el equipo de Adquisición de Talento y/o con el responsable de contratación.* ***Evaluación práctica:*** *Según el puesto, los candidatos podrían realizar un estudio de caso, una tarea técnica, una presentación o un ejercicio escrito, presencialmente o de forma remota.* ***Verificaciones:*** *Podrán realizarse comprobaciones relativas a la formación académica, referencias y otros aspectos vinculados al puesto.* ***Oferta de empleo:*** *El candidato seleccionado recibirá una oferta formal de empleo tras completar con éxito todo el proceso.* *El VHIR aboga por la Igualdad y la Diversidad. Tal como reflejan nuestros valores, trabajamos para garantizar la inclusión y la igualdad de oportunidades en la selección, contratación, formación y gestión de todo el personal de la organización, con independencia de su género, estado civil, situación familiar, orientación sexual, identidad y expresión de género, religión, edad, diversidad funcional o etnia.* *Información sobre Protección de Datos Personales:* *Responsable del tratamiento: Fundació Hospital Universitari Vall d’Hebron Institut de Recerca \-VHIR\-. Finalidad: Selección de personal. Base jurídica: Su consentimiento. Plazo de conservación de los datos: Un año. Si es seleccionado, mientras subsista la relación laboral y puedan derivarse responsabilidades legales. Cesión de datos: No se producen cesiones, salvo las comunicaciones necesarias para cumplimentar la finalidad y las exigidas legalmente a organismos públicos y privados. Derechos: Puede acceder, rectificar, suprimir, oponerse y limitar el tratamiento de sus datos, así como solicitar la portabilidad de los mismos, en su caso, dirigiéndose a* *lopd@vhir.org**. Delegado de Protección de Datos:* *dpd@ticsalutsocial.cat**. Más información disponible* *aquí**.* *Autoridad de Protección de Datos:* *APDCAT*