Coordinador/a de Instalaciones

Descripción

**Horario laboral** Horario estándar (lun\-vie)**Condiciones ambientales** Capacidad para levantar 40 libras sin asistencia, Oficina**Descripción del puesto** Como miembro del equipo de Thermo Fisher Scientific, descubrirás un trabajo significativo que genera un impacto positivo a escala global. Únete a nuestros colegas para dar vida cada día a nuestra Misión, permitiendo así que nuestros clientes hagan del mundo un lugar más saludable, limpio y seguro. Brindamos a nuestros equipos globales los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos profesionales individuales, al tiempo que contribuimos a llevar la ciencia un paso más allá mediante el desarrollo de soluciones para algunos de los desafíos más difíciles del mundo, como proteger el medio ambiente, garantizar la seguridad alimentaria o ayudar a encontrar curas contra el cáncer. **DESCRIPCIÓN:** Únete a nosotros como **Coordinador/a de Instalaciones**, apoyando la oficina de Madrid de CRG Thermo Fisher Scientific, un sitio estratégico que respalda las operaciones comerciales regionales, las actividades de liderazgo ejecutivo, la interacción con clientes y las funciones del Grupo de Investigación Clínica. Este puesto es responsable de ofrecer servicios excepcionales en el entorno laboral, garantizando al mismo tiempo el funcionamiento seguro, eficiente y conforme a la normativa del sitio. Como miembro clave del equipo de Instalaciones, coordinarás las operaciones diarias del lugar de trabajo, la gestión de proveedores, las actividades de mantenimiento, el cumplimiento de los requisitos de Salud y Seguridad, las iniciativas destinadas a mejorar la experiencia laboral y la continuidad operativa. El puesto también brinda apoyo operativo para reuniones ejecutivas, visitas de clientes, eventos y proyectos de oficina, asegurando un entorno profesional que permita a los empleados rendir al máximo. Debido a la naturaleza del puesto, se requiere flexibilidad para apoyar reuniones ejecutivas, visitas de clientes, eventos, emergencias relacionadas con las instalaciones y otras actividades críticas para el negocio que puedan producirse fuera del horario laboral habitual. Asimismo, se ofrece flexibilidad cuando las necesidades empresariales lo permitan. Actúa como embajador/a del lugar de trabajo de Madrid, ofreciendo una experiencia de alta calidad a empleados, visitantes, clientes y liderazgo ejecutivo. **REQUISITOS**: * Experiencia mínima de 4 años en coordinación de instalaciones o en un campo relacionado * Titulación relevante en Gestión de Instalaciones, Administración de Empresas o experiencia profesional equivalente (preferible) * Excelentes habilidades organizativas, con capacidad para gestionar múltiples proyectos y prioridades simultáneamente * Experiencia en la coordinación con proveedores, contratistas y prestadores de servicios * Experiencia en el apoyo a eventos presenciales, visitas de clientes y reuniones de liderazgo senior * Excelentes habilidades comunicativas y de atención al cliente * Competencia en el paquete Microsoft Office y en software de gestión de instalaciones * Conocimientos sobre normativas y requisitos de salud y seguridad serían una ventaja, aunque no son obligatorios * Disponibilidad para responder ante emergencias relacionadas con las instalaciones según sea necesario * Experiencia en operaciones de envío/recepción y gestión de inventarios * Excelentes habilidades para resolver problemas y planificar espacios de oficina * Capacidad para mover ocasionalmente muebles de oficina, equipos para reuniones y materiales, aplicando prácticas adecuadas de manipulación manual * Movilidad física suficiente para realizar inspecciones en edificios y tareas sencillas de mantenimiento * Se exige un dominio profesional del inglés (nivel B2 según el Marco Europeo Común de Referencia para las Lenguas) para comunicarse con partes interesadas globales, participar en reuniones regionales, interpretar políticas y procedimientos corporativos y redactar comunicaciones escritas. **RESPONSABILIDADES CLAVE** **Operaciones de instalaciones** * Coordinar todas las operaciones de instalaciones del sitio y los programas de mantenimiento preventivo. * Gestionar solicitudes de servicio tanto para empleados presenciales como remotos, asegurando una respuesta y resolución oportunas. * Coordinar las operaciones diarias del lugar de trabajo y los servicios para empleados. * Gestionar salas de reuniones y zonas comunes para garantizar su disponibilidad operativa. * Coordinar la logística y la configuración de salas para reuniones ejecutivas y eventos empresariales. * Gestionar suministros de oficina, consumibles e inventarios del lugar de trabajo. * Coordinar con los propietarios y los servicios de administración del edificio (seguridad, mantenimiento...). * Mantener registros de activos, planos de planta, activos fijos y documentación de cumplimiento. * Apoyar auditorías de instalaciones u otras inspecciones o auditorías relacionadas con la operación de la oficina. * Garantizar el funcionamiento eficiente de los sistemas del edificio y los servicios del lugar de trabajo. * Coordinar los servicios de mensajería entrantes y salientes, así como la distribución de correo. * Supervisar las operaciones de impresoras multifunción (MFP), incluyendo solicitudes de servicio, consumibles y coordinación con proveedores. * Asegurar que los equipos de oficina —incluidas las impresoras y la tecnología de salas de reuniones— permanezcan operativos y abordar de forma inmediata cualquier incidencia técnica. **Gestión de salud, seguridad y medio ambiente** El conocimiento de las normativas y los requisitos de cumplimiento en materia de salud, seguridad y medio ambiente sería valioso, ya que este puesto trabajará estrechamente con temas relacionados con HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente) como parte de sus responsabilidades administrativas. **Sostenibilidad y eficiencia de los recursos** * Supervisar y reportar el desempeño en materia de sostenibilidad a nivel del sitio (energía, residuos, agua y viajes). * Colaborar con proveedores y equipos de compras para integrar la sostenibilidad en los contratos de servicios. Experiencia en el lugar de trabajo y en entornos remotos * Gestionar la asignación de espacios de trabajo, reservas de puestos/de oficinas, áreas de estacionamiento y datos de ocupación. * Asegurar el cumplimiento de la Política de Seguridad y gestionar el acceso físico al sitio. * Apoyar traslados y reconfiguraciones de oficinas, así como iniciativas de optimización del lugar de trabajo. * Coordinar los aspectos de instalaciones relacionados con la incorporación y baja de empleados, tanto para puestos presenciales como remotos. * Asegurar que los empleados de oficina cuenten con el soporte adecuado en cuanto a instalaciones (equipos, orientación ergonómica, materiales de seguridad, suministros, etc.). * Coordinar el soporte de recepción y los procesos de gestión de visitantes. * Asegurar que las salas de reuniones permanezcan totalmente operativas y listas para presentaciones durante todo el día. * Apoyar iniciativas de entornos híbridos y la planificación de ocupación. Gestión de proveedores y presupuestos * Gestionar las relaciones con prestadores de servicios externos, garantizando el cumplimiento contractual, la calidad del servicio y la eficiencia de costos. * Supervisar los presupuestos de instalaciones y apoyar las previsiones anuales. * Verificar la calidad del servicio y garantizar el cumplimiento de los estándares de sostenibilidad y seguridad. * Emitir solicitudes de compra, procesar facturas y apoyar el seguimiento financiero y la elaboración de informes. **Proyectos y mejora continua** * Apoyar o liderar proyectos pequeños de instalaciones, traslados o reformas. * Participar en iniciativas regionales de instalaciones. * Contribuir a la mejora continua y a la estandarización de procesos en las operaciones globales. **Reuniones y eventos ejecutivos** * Coordinar la logística de reuniones del liderazgo ejecutivo, asambleas generales, visitas de clientes y otros eventos. * Configurar salas de reuniones, equipos audiovisuales y sistemas de videoconferencia. * Coordinar la logística de visitantes, asegurando que las salas de reuniones, las zonas de recepción, los servicios de catering y los servicios del lugar de trabajo cumplan con los estándares de Thermo Fisher. * Brindar apoyo operativo integral antes, durante y después de las reuniones ejecutivas, las visitas de clientes y los eventos empresariales. **Competencias clave** * Mentalidad centrada en el cliente. * Excelentes habilidades organizativas y de priorización. * Capacidad para trabajar de forma independiente en entornos dinámicos. * Excelentes habilidades comunicativas y de gestión de partes interesadas. * Gestión de proveedores y contratistas. * Mentalidad orientada a la mejora continua. * Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones. * Planificación y ejecución operativas. * Adaptabilidad y resiliencia. * Alto nivel de atención al detalle.