Asistente Administrativo de Servicios contra Incendios y de Emergencia

Descripción

Descripción del puesto Amentum, líder mundial en ingeniería avanzada, servicios técnicos y profesionales para el gobierno estadounidense, sus aliados y sectores de infraestructura crítica, busca un Asistente Administrativo de Servicios contra Incendios y de Emergencia para apoyar un programa único de la Armada estadounidense ubicado en la isla de Diego García. Responsabilidades del puesto El Asistente Administrativo de Servicios contra Incendios y de Emergencia brinda apoyo administrativo fundamental al Jefe de Bomberos, al Coordinador de Gestión de Emergencias (CGE) y al Inspector de Bomberos para garantizar el funcionamiento eficiente del Departamento de Bomberos. Las funciones principales incluyen, entre otras: Apoyo administrativo Brindar asistencia administrativa directa al Jefe de Bomberos, al CGE y al Inspector de Bomberos. Gestionar agendas, programar reuniones y organizar citas. Preparar órdenes del día, informes y materiales necesarios para las actividades departamentales. Coordinar y gestionar comunicaciones internas y externas, incluidos correos electrónicos, memorandos y otra correspondencia. Mantener archivos, registros y correspondencia relacionados con la seguridad contra incendios, los programas de gestión de emergencias y las actividades del Inspector de Bomberos. Garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables mediante una documentación adecuada. Actualizar periódicamente los registros y recuperar información según sea necesario para la dirección. Programar, organizar y coordinar reuniones para el Jefe de Bomberos, el CGE y el Inspector de Bomberos. Preparar materiales para las reuniones, registrar actas y supervisar las acciones de seguimiento para asegurar su finalización oportuna. Correspondencia y comunicación Gestionar profesionalmente la correspondencia rutinaria, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas. Garantizar respuestas rápidas a las consultas, redirigiendo las solicitudes al personal correspondiente según sea necesario. Comunicar y difundir información a partes interesadas internas y externas. Apoyo presupuestario y de adquisiciones Ayudar a supervisar los presupuestos y gastos departamentales. Apoyar la adquisición de suministros y equipos para el Departamento de Bomberos y los programas de gestión de emergencias. Procesar facturas, recibos y otra documentación financiera conforme a los procedimientos establecidos. Calificaciones requeridas Título de escuela secundaria o equivalente. Al menos 2\-4 años de experiencia administrativa, preferiblemente en seguridad pública, servicios de emergencia o campo relacionado. Conocimientos sólidos del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y otros programas informáticos pertinentes. Capacidad organizativa sobresaliente, con aptitud para gestionar múltiples tareas y proyectos simultáneamente. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para manejar profesionalmente la correspondencia y la documentación. Gran atención al detalle y precisión en la custodia de registros y la elaboración de informes. Los empleados deben leer, hablar y comprender inglés hasta el punto de poder cumplir con los requisitos del contrato y con los procedimientos de emergencia de la instalación. El pasaporte debe ser válido por un mínimo de un (1\) año o más en el momento de la contratación. Capacidad para obtener visas específicas del país según lo indicado en la Guía de Autorización Extranjera del Departamento de Estado de Estados Unidos. Capacidad para superar con éxito los requisitos médicos del contrato y mantener dicho cumplimiento durante toda la duración del despliegue. Calificaciones preferibles Experiencia previa en un entorno austero fuera del territorio continental de Estados Unidos (OCONUS), con una plantilla multinacional. Licencia de conducir nacional válida. Visa nacional (según se requiera conforme a la Guía de Autorización Extranjera del Departamento de Estado de Estados Unidos). Experiencia previa prestando apoyo administrativo en un departamento de bomberos, servicios de emergencia o entorno gubernamental/militar. Conocimiento de la terminología, prácticas y normativas relativas a la seguridad contra incendios y la gestión de emergencias. Experiencia previa en seguimiento presupuestario, procedimientos de adquisiciones o documentación financiera para servicios públicos. Habilidades sólidas en la coordinación de reuniones, incluida la redacción de órdenes del día, la toma de actas y la organización de tareas de seguimiento. OTRAS RESPONSABILIDADES **Seguridad:** Amentum fomenta una cultura de seguridad en la que todos los empleados tienen la responsabilidad de desarrollar y mantener continuamente un entorno laboral seguro. En su caso, cada empleado es responsable de completar todos los requisitos de formación, cumplir con todas las responsabilidades de autoayuda/ayuda mutua, participar en tareas de respuesta ante emergencias y formar parte de comités y equipos de seguridad. **Calidad:** La calidad constituye la base para la gestión de nuestros negocios y la piedra angular de nuestro objetivo de satisfacción del cliente. Nuestra política consiste en ofrecer de forma constante servicios que cumplan con las expectativas del cliente. Por consiguiente, cada empleado debe ajustarse a la Política de Calidad de Amentum y llevar a cabo sus actividades laborales conforme a los documentos aplicables del Sistema de Calidad de Amentum y a los contratos con los clientes. Cada empleado debe leer y comprender sus responsabilidades en materia de Gestión de la Calidad y Satisfacción del Cliente. **Cumplimiento de procedimientos:** Cada empleado debe leer, comprender e implementar los requisitos operativos, de seguridad, de calidad y medioambientales generales y específicos de todos los planes, procedimientos y políticas relacionados con el puesto. Entorno laboral Este puesto está ubicado en Diego García, Territorio Británico del Océano Índico (TBOI), una remota ubicación ultramarina que apoya las operaciones del gobierno estadounidense. Los empleados pueden trabajar en oficinas, instalaciones industriales, almacenes, puertos, aeródromos y espacios al aire libre, y podrían estar expuestos a altas temperaturas, humedad, condiciones meteorológicas adversas, ruido, polvo y terrenos irregulares. Los horarios de trabajo pueden incluir tardes, fines de semana, festivos y horas extraordinarias, según los requisitos operativos. Requisitos físicos Los requisitos pueden incluir sentarse, permanecer de pie o caminar durante largos periodos, subir escaleras, levantar regularmente hasta 25 libras y ocasionalmente hasta 50 libras, y trabajar tanto en interiores como en exteriores. Debe cumplir con todos los requisitos médicos, de seguridad y de despliegue asociados a la asignación a una remota ubicación ultramarina.